Главный специалист по архивному делопроизводству

Москва, Краснопролетарская улица, 16с2

Метро: Достоевская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организация хранения и учёта документов. Ведение номенклатуры дел, формирование описей, контроль сроков хранения и уничтожения документов по утверждённым перечням. Учёт электронных и бумажных носителей, ведение журналов регистрации и выдачи дел.
Комплектование архива и экспертиза ценности. Отбор документов на хранение или уничтожение, проведение экспертизы ценности с учётом требований законодательства и внутренних регламентов компании. Согласование актов на уничтожение с уполномоченными лицами.
Работа с электронными архивами и СЭД. Настройка и ведение электронного архива, контроль атрибутирования документов (реквизиты, метаданные, ключевые слова), обеспечение целостности и сохранности электронных файлов, работа с ЭП и версиями. Настройка прав доступа и разграничение ролей пользователей.
Исполнение запросов и выдача документов. Обработка внутренних и внешних запросов (в т. ч. от контролирующих органов, контрагентов, судов), подготовка копий, выписок, справок, соблюдение сроков,
Обеспечение сохранности и контроль условий хранения. Контроль температурно‑влажностного режима, пожарной безопасности, физической и информационной защиты архива. Проведение плановых проверок наличия и состояния документов, фиксация дефектов и организация восстановительных мероприятий.
Методическая поддержка и обучение сотрудников. Консультирование подразделений по правилам оформления, регистрации, передачи и хранения документов, разработка шаблонов, инструкций и памяток, проведение вводных и периодических обучений.
Контроль делопроизводства в подразделениях. Аудит соблюдения правил документооборота, проверка правильности формирования дел, сроков передачи в архив, полноты реквизитов. Выявление нарушений и подготовка предложений по их устранению.
Взаимодействие с государственными архивами. подготовка документов для передачи в госудасртвенные архивы, подготовка конкурсной документации, организация заключения и сопровождение договоров на архивные услуги.
Оптимизация процессов и внедрение улучшений. Анализ нагрузки на архив, выявление узких мест, предложения по автоматизации, сканированию, внедрению ИИ‑инструментов для классификации и поиска. Участие в проектах по переходу на ЭДО и миграции данных.
Ведение отчётности и планирование. Подготовка ежемесячных/квартальных отчётов по работе архива (объём принятых/уничтоженных дел, количество запросов, нарушения), формирование плана работы и бюджета на расходные материалы, оборудование, услуги сторонних подрядчиков.

Требования:

Высшее образование
Опыт работы не менее 5 лет в архивном деле
Опыт передачи документов на государственное хранение
Опыт работы со строительной документацией (проектная, рабочая, исполнительная), знание сроков хранения различных видов документов, порядок составления номенклатуры, выделение к уничтожению (порядок), нормативные документы по архивному делу
Активность, самостоятельность, исполнительность, аккуратность, системность
Важно: физическая готовность (перемещение документов, выезды в архивы - Некрасовка, Зеленоград)

Условия: