Менеджер по офису (г.Алматы)

Обязанности:

• обеспечение подготовки и организации работы офиса, осуществление работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организация документооборота офиса (в бумажном и электронном варианте), ведение деловой переписки;
• передача документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства Филиала, доведение до сведения работников приказов, распоряжении, принятых решении и поручении руководства Филиала, осуществление контроля за соблюдением их исполнения, отправление исполненной документации по адресатам;
• подготовка документов, материалов, информации, необходимых для работы руководства; составление писем, запросов, других документов по поручению руководства Филиала, выполнение иных поручении.
• выдача необходимых справок по зарегистрированным документам, систематизирование и хранение документов, ведение работ по созданию справочного аппарата по документам, для обеспечения удобного и быстрого их поиска;
• подготовка и сдача в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, регистрационных картотек или компьютерных банков данных, составление описи дел, передаваемых на хранение в архив;
• обеспечение сохранности и конфиденциальности проходящей служебной документации;
• организация встреч (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), деловых приемов, конференций и иных мероприятий с участием руководства Филиала;
• обеспечение работников офиса пропускной магнитной картой, ключом от офиса, организация рабочих мест для персонала офиса, оказание административной поддержки сотрудникам;
• взаимодействие с офисом в г. Астане по административным вопросам;
• взаимодействие с поставщиками, подрядчиками и сервисными организациями, организация курьерских отправлении и получения корреспонденции;
• осуществление контроля за порядком в офисе и за работой клининговой службы;
• контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
• обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (проверка их наличия, прием и учет, хранение), организация учета и выдачи предметов и средств труда работникам офиса;
• соблюдение требований пожарной безопасности (отключение электроприборов, курение и т д.) и охране труда;
• своевременное и качественное выполнение трудовых обязанностей, поручений руководства в соответствии законодательством РК, актами Филиала;
• выполнение требований правил внутреннего трудового распорядка Филиала и соблюдение трудовой дисциплины, соблюдение этических норм в процессе взаимодействия с сотрудниками иных служб Филиала.

• опыт административной работы, офис-менеджера не менее 2 лет;
• высшее образование, основы делопроизводства и организация делопроизводства;
• уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook);
• грамотная устная и письменная речь;
• свободное владение английским языком;
• самостоятельность в планировании работы;
• организованность, внимательность и высокий уровень ответственности;
• доброжелательность, коммуникабельность, корректность;
• навыки организации деловых мероприятий;
• деловой этикет.

Условия:

• оформление согласно ТК РК;
• рабочий график с 9.00-18.00 часов, обед с 13.00-14.00 часов, 5/2.
• медицинская страховка после прохождения испытательного срока, оплата сотовой связи, комфортный офис в г. Алматы;
• своевременная оплата труда, также действует премия в конце года согласно KPI.