Офис-менеджер

Алматы, улица Кабанбай Батыра, 164

Показать контакты

Описание вакансии

Обеспечение ежедневной работы офиса и его бесперебойного функционирования (обеспечение порядка в общих и рабочих зонах, переговорных комнатах и кухне, поддержание чистоты и порядка, решение текущих организационных вопросов).
Обеспечение офиса необходимыми товарами и расходными материалами (формирование потребности и заказ канцелярии, воды, чая, кофе и других необходимых материалов; самостоятельное приобретение отдельных товаров в пределах установленной компетенции либо организация заказа через заведующего хозяйством).
Организация работы с корреспонденцией, документами и курьерскими отправлениями (приём, распределение и передача входящей корреспонденции и документов ответственным сотрудникам; подготовка и отправка исходящей корреспонденции, документов и посылок по городу и в другие города; вызов курьеров через сервисы Yandex, Alem Tat и другие курьерские службы; отслеживание отправлений и контроль их своевременной доставки и получения адресатом).
Организация приёма гостей и обеспечение административного сопровождения руководителя (встреча и сопровождение гостей, информирование ответственных сотрудников, подготовка переговорных зон, организация чая, кофе и других напитков; подготовка чая и кофе для руководителя, организация и заказ обедов и других необходимых блюд для руководителя и гостей, обеспечение комфортного пребывания посетителей).
Организация встреч, совещаний и мероприятий (подготовка помещений и необходимых материалов, организация технического и организационного сопровождения, ведение протокола совещаний, фиксация принятых решений и поручений, контроль их передачи ответственным сотрудникам).
Организация командировок и деловых поездок (приобретение авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц и трансферов, решение сопутствующих организационных вопросов; информирование заинтересованных сотрудников о предстоящих командировках, а также сбор и передача посадочных талонов ответственным лицам после завершения поездки).
Ведение календаря руководителя и контроль исполнения задач (ведение рабочего календаря, планирование и напоминание о встречах и запланированных мероприятиях, контроль установленных дедлайнов и своевременного исполнения поручений ответственными сотрудниками, информирование руководителя о статусе выполнения задач).
Административная поддержка руководителей и сотрудников (подготовка документов и служебных писем, ведение внутренних таблиц и реестров, помощь в решении текущих организационных вопросов, взаимодействие с подразделениями компании, определение приоритетности задач и их последовательное выполнение с учётом срочности и важности).
Ведение административной документации и внутренних таблиц (работа в Excel, ведение реестров, журналов и учётных таблиц, подготовка административных отчётов, ведение записи на приём к руководителю, оповещение сотрудников о запланированных мероприятиях, совещаниях и других рабочих событиях).
Взаимодействие с ответственными сотрудниками по хозяйственным вопросам (оперативное выявление и передача информации о необходимости уборки, неисправностях, технических и других хозяйственных вопросах ответственным лицам — заведующему хозяйством, сотрудникам клининга и другим ответственным за соответствующий участок; контроль получения информации ответственным сотрудником).
Обеспечение порядка и готовности кабинетов руководителей (поддержание чистоты и порядка в кабинетах и на рабочих местах руководителей, обеспечение наличия необходимой канцелярии, воды и других расходных материалов, контроль своевременной уборки и пополнения необходимых принадлежностей).
Организационная поддержка руководства и подразделений (выполнение текущих административных поручений, связанных с деятельностью компании и обеспечением работы офиса).
Организация дополнительных административных задач (заказ подарков, сувенирной продукции, цветов и других материалов для сотрудников, гостей и деловых мероприятий при необходимости).

Требования:

Высшее, среднее специальное;
Опыт работы на административной позиции будет преимуществом;
Высокая скорость работы и оперативность в решении задач;
Умение быстро переключаться между задачами и правильно расставлять приоритеты;
Коммуникабельность, доброжелательность и грамотная деловая речь;
Ответственность, исполнительность и внимательность к деталям;
Умение самостоятельно решать текущие вопросы и находить необходимую информацию;
Уверенный пользователь ПК, MS Office, Excel и оргтехники;
Умение работать с большим объёмом информации и структурировать её;
Грамотная устная и письменная речь на русском и казахском языках;
Готовность работать в динамичном режиме и оперативно реагировать на изменения и срочные задачи.