Персональный ассистент руководителя (Дубай)

Мы — международное кадровое агентство и онлайн-Академия персональных и бизнес-ассистентов Smart&Talented. Более 10 лет мы помогаем сильным ассистентам находить проекты с высоким уровнем задач, сильным окружением и возможностью профессионального роста.

Мы ищем сильного и самостоятельного ассистента для долгосрочного сотрудничества. В работе будет большое количество разноплановых — личных, семейных, административных и бизнес-задач. Важно не просто выполнять поручения, а самостоятельно разобраться в вопросе, найти варианты решения и прийти к руководителю уже с проработанным предложением.

Какие задачи Вас ждут:

-Самостоятельно разбираться в новых вопросах, где нет готового алгоритма.
-Искать необходимую информацию и возможные варианты решения.
-Формировать несколько вариантов и предлагать руководителю оптимальный подход.
-Быстро погружаться в новые юрисдикции, процедуры, документы, сервисы и инструменты.
-Вести календарь и координировать встречи с учётом разных часовых поясов.
-Контролировать сроки и доведение задач до результата.

Путешествия
-Координировать сложную международную логистику руководителя.
-Организовывать рейсы, перелёты, переезды и их стыковки.
-Сопровождать связанные с поездками организационные вопросы.

Международные коммуникации и документы
-Вести деловую переписку на русском и английском языках.
-Работать с официальными документами.
-Координировать вопросы с юристами, бухгалтерами и другими специалистами в разных странах.

Бизнес-поддержка
-Поддерживать вопросы, связанные с тремя отелями в Великобритании и процессом их продажи.
-Координировать коммуникацию с юристами и бухгалтерами.
-Сопровождать вопросы перехода контрактов между бизнесами.
-Поддерживать управление портфелем недвижимости: взаимодействовать с риелторами, Airbnb, клининговой компанией и координировать вопросы аренды и уборки.

Личные и семейные вопросы
-Координировать вопросы, связанные со школой ребёнка, возможным переводом, дополнительными занятиями и подбором преподавателей.
-Организовывать расписание и коммуникацию с необходимыми специалистами.
-Координировать медицинские записи и связанные с ними вопросы.

Дом и персонал
-Координировать работу помощницы по дому.
-Организовывать ремонт, техническое обслуживание дома, чистку кондиционеров, замену фильтров и другие бытовые вопросы.
-Решать административные вопросы, связанные с домашним персоналом.
-Контролировать своевременную закупку необходимого для домашних животных и наличие средств на соответствующие расходы.

Офлайн-поручения в Дубае
-При необходимости посещать банки, школы и другие организации.
-Получать наличные у руководителя и передавать или вносить их по назначению.
-Выполнять другие локальные поручения, требующие личного присутствия.​​​​​​​

Мы ожидаем, что Вы:
-Имеете от 2 лет релевантного опыта работы ассистентом и не склонны к частой смене мест работы.
-Имеете опыт самостоятельного ведения большого количества разноплановых задач.
-Умеете быстро погружаться в незнакомую тему и самостоятельно искать решение.
-Обладаете английским языком на уровне C1 — для деловой переписки, работы с документами и международных коммуникаций.
-Имеет возможность самостоятельно передвигаться по Дубаю — будет существенным преимуществом.

Что мы предлагаем:
-12 000–15 000 AED на руки в месяц.
-Формат оформления обсуждается с финальным кандидатом.
-Гибридный формат работы в Дубае.
-Основная часть задач выполняется удалённо.
-Обычно 1 раз в неделю — очная рабочая встреча с руководителем в её домашнем офисе.

Дополнительно периодически возникают офлайн-задачи: банки, школы, передача/внесение денежных средств и другие поручения.
-Частота офлайн-задач может меняться в зависимости от текущих обстоятельств.
-Релокация не предполагается.
-Основной график — 5/2, понедельник–пятница.
-Необходима гибкая доступность ориентировочно в диапазоне 08:00–20:00.

Этапы:
-Онлайн-оценка эксперта Smart & Talented + оценка способности кандидата работать в режиме многозадачности.
-Собеседование с руководителем — онлайн или офлайн.
-Тестовое задание.
-Сбор рекомендаций.