Секретарь руководителя

ООО «ЕЛИЗАВЕТА ГРУПП» занимается производством бижутерии и сопутствующих товаров. В связи с расширением текущих задач требуется секретарь руководителя в Санкт-Петербурге.

Это позиция для человека, который сможет помогать руководителю в повседневных организационных вопросах, поддерживать порядок в документах, контролировать договорённости и следить за тем, чтобы рабочие задачи не оставались без внимания. Важна не только грамотность, но и способность быстро переключаться между разными поручениями, соблюдать сроки и своевременно сообщать о статусе работы.

Условия:
• заработная плата от 125 000 рублей в месяц;

• еженедельные выплаты;
• оформление и график согласовываются с руководителем;
• понятный круг задач и приоритетов;
• введение в рабочие процессы компании;
• обучение внутреннему порядку работы с документами и поручениями;
• взаимодействие непосредственно с руководителем;
• возможность развиваться в направлении административной и организационной работы;
• возможность быстро приступить к работе.

Чем предстоит заниматься:

Организация рабочего дня руководителя

• вести календарь встреч, звонков и рабочих мероприятий;
• согласовывать время встреч с сотрудниками, партнёрами и контрагентами;
• напоминать о запланированных задачах и договорённостях;
• помогать формировать ежедневный список поручений;
• фиксировать новые задачи и контролировать их выполнение;
• уточнять приоритеты и сроки по текущим вопросам;
• подготавливать необходимую информацию к встречам и переговорам;
• организовывать рабочие звонки, онлайн-встречи и приём посетителей.

Документы и деловая переписка

• принимать, сортировать и передавать входящие документы;
• готовить документы по образцам и установленным требованиям;
• оформлять письма, запросы, уведомления и сопроводительные материалы;
• проверять наличие необходимых данных, подписей и приложений;
• вести учёт документов и поручений;
• организовывать хранение электронных и бумажных материалов;
• передавать документы ответственным сотрудникам;
• следить за сроками подготовки и возврата документов;
• поддерживать порядок в папках, таблицах и рабочих файлах;
• вести деловую переписку по поручению руководителя.

Взаимодействие с сотрудниками и организациями

• поддерживать связь с сотрудниками компании по текущим вопросам;
• передавать поручения руководителя и уточнять статус их выполнения;
• взаимодействовать с поставщиками, подрядчиками и деловыми партнёрами;
• принимать обращения и направлять их ответственным специалистам;
• согласовывать получение документов, материалов и информации;
• при необходимости организовывать курьерскую передачу документов и образцов продукции;
• фиксировать результаты общения и договорённости;
• своевременно сообщать руководителю о задержках и возникающих вопросах.

Что важно для этой работы:

• опыт работы секретарём, помощником руководителя или администратором будет преимуществом;
• готовы рассмотреть кандидата без опыта при наличии организованности и желания обучаться;
• грамотное владение русским языком;
• уверенное пользование компьютером, электронной почтой и мессенджерами;
• умение работать с документами, таблицами и календарями;
• внимательность к датам, адресам, именам и другим деталям;
• пунктуальность и соблюдение установленных сроков;
• вежливое деловое общение;
• способность самостоятельно доводить поручения до результата;
• умение сохранять спокойствие при нескольких параллельных задачах;
• конфиденциальное отношение к рабочей информации;
• готовность работать в Санкт-Петербурге.