Офис-менеджер/помощник руководителя

Ключевая задача

Обеспечивать эффективную административную работу офиса и оказывать организационную поддержку ТОП менеджменту предприятия.

Нам нужен организованный, ответственный и инициативный сотрудник, который умеет самостоятельно поддерживать порядок в офисе, контролировать административные вопросы, организовывать документооборот и взаимодействие с сотрудниками.

Основные обязанности

Офис-менеджмент и административная работа

1. Организация ежедневной работы офиса: контроль порядка, чистоты и комфортных условий для сотрудников и гостей.
2. Обеспечение офиса необходимыми материалами: заказ канцтоваров, хозяйственных товаров, питьевой воды, чая, кофе и других расходных материалов; контроль наличия и своевременное пополнение запасов.
3. Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками по вопросам обеспечения офиса, хозяйственного обслуживания и текущих административных вопросов.
4. Контроль хозяйственных и коммунальных расходов: получение документов, контроль сроков и подготовка заявок на оплату коммунальных услуг, услуг связи и других административных расходов.
5. Подготовка заявок на оплату по административным и хозяйственным расходам, передача документов на согласование и контроль их прохождения.
6. Прием и распределение телефонных звонков: прием входящих звонков, определение адресата и перевод звонков ответственным сотрудникам.
7. Встреча гостей и посетителей, организация их приема, обеспечение необходимой коммуникации с сотрудниками компании.
8. Организация корпоративных мероприятий, совещаний и внутренних мероприятий: подготовка помещений, заказ питания, организация фуршетов, кофе-брейков и решение сопутствующих организационных вопросов.

Делопроизводство и документооборот

1. Организация делопроизводства на предприятии: прием, регистрация, распределение и контроль движения входящей и исходящей корреспонденции.
2. Регистрация и обработка входящей электронной и бумажной почты, своевременная передача информации ответственным сотрудникам.
3. Ведение и систематизация архива документов, обеспечение их сохранности, порядка хранения и возможности оперативного поиска.
4. Контроль правильности оформления и хранения административной документации.

Персональный помощник генерального директора и собственника

1. Организационная и административная поддержка генерального директора и собственника: работа с корреспонденцией, документами, поручениями и текущими организационными вопросами.
2. Контроль исполнения поручений руководителя, взаимодействие с сотрудниками и подразделениями по порученным вопросам.
3. Организация встреч, переговоров и других мероприятий с участием генерального директора и собственника.
4. Подготовка необходимых документов, информации и материалов по поручению руководителя.
5. Ведение рабочего календаря и организация текущих организационных вопросов руководителя.

Дополнительные функция - подбор персонала

1. Подбор производственного персонала: размещение вакансий, поиск кандидатов, работа с откликами и базами резюме, проведение первичного интервью, организация собеседований с руководителями.

Требования к кандидату

• Высшее или среднее профессиональное образование.
• Опыт работы секретарем приемной, офис-менеджером, помощником руководителя.
• Опыт самостоятельной организации административной работы офиса.
• Опыт ведения делопроизводства и работы с документами.
• Уверенное владение ПК, офисными программами, электронной почтой и мессенджерами.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Опыт подбора персонала, желательно.
• Организованность, внимательность, ответственность и высокий уровень исполнительности.
• Умение работать с большим количеством параллельных задач и соблюдать сроки.
• Коммуникабельность и доброжелательность при взаимодействии с сотрудниками, кандидатами, гостями и подрядчиками.
• Умение самостоятельно решать текущие административные вопросы и доводить задачи до результата.
• Деликатность и конфиденциальность при работе с информацией руководителя и персональными данными сотрудников.

Личные качества

• Системность и организованность.
• Ответственность и самостоятельность.
• Внимательность к деталям.
• Инициативность.
• Грамотность и хорошие коммуникативные навыки.
• Умение быстро переключаться между разными задачами.
• Доброжелательность и сервисный подход.
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Нацеленность на порядок и результат.

Мы предлагаем :

- Официальное трудоустройство;

- Удобный график 5/2 с 8:00 до 17:00;

- Современный и уютный офис, с просторной парковкой, оборудованной зоной для приема пищи (с кофе, чаем);

- ДМС со стоматологией по истечении испытательного срока.