Ассистент - офис-менеджер

Персональный ассистент руководителя дизайн-студии / менеджер небольшого домашнего офиса

Ищем ассистента, который поможет поддерживать рабочий ритм руководителя и порядок в текущих процессах студии: проектах, встречах, коммуникациях, документах, работе с подрядчиками и организационных задачах.

Нам нужен человек, сильный и в организации, и в коммуникации. Вы умеете работать в режиме многозадачности, самостоятельно принимать решения без инструкций на каждом этапе, расставлять приоритеты, структурировать процессы и быстро включаться в новые задачи. Подходите к нестандартным запросам творчески и доводите начатое до результата.

Это позиция для человека, которому нравится быть правой рукой руководителя и центром организационной жизни небольшой творческой студии.

Обязанности личного ассистента руководителя

• Помогать в организации деловых и личных поездок: готовить документы, оформлять визы, бронировать билеты, отели, рестораны и трансферы.

• Выполнять отдельные бытовые поручения руководителя: сдавать вещи в химчистку, заказывать обеды, покупать подарки, сопровождать съёмки и решать другие аналогичные задачи.

• Вести календарь руководителя: планировать встречи, созвоны, выезды и мероприятия, напоминать о важных событиях и контролировать изменения в графике.

• Координировать и организовывать деловые встречи и видеоконференции, сопровождать их при необходимости.

• Готовить материалы к встречам руководителя.

Обязанности офис-менеджера

• Координировать коммуникацию между сотрудниками студии, клиентами и подрядчиками.

• Организовывать выезды на объекты, встречи в офисе студии и шоурумах, отправку и получение образцов и материалов

• Готовить материалы для встреч и проектных обсуждений: презентации, альбомы, образцы и другие необходимые материалы.

• Фиксировать итоги встреч и список следующих действий.

• Вести деловую переписку и рабочие чаты.

• Работать с Google Таблицами и Excel.

• Обрабатывать корпоративную почту, входящие запросы по проектам, предложения о сотрудничестве и звонки на русском и английском языках.

• Вести документооборот: работать с коммерческими предложениями, договорами, счетами и актами; контролировать подписание документов и получение оригиналов; поддерживать порядок в рабочих папках и реестрах; систематизировать чеки, счета и другие финансовые документы; организовывать отправку и получение документов, контролировать важные доставки.

• Искать в интернете визуальные аналоги, референсы, предметы, материалы и необходимую информацию.

• Подбирать визуальные и текстовые материалы для Telegram-канала и социальных сетей студии.

• Искать внешних специалистов для проектных задач на профильных сервисах: чертёжников, визуализаторов и других исполнителей.

• Поддерживать комфортную и организованную рабочую среду в офисе.

• Контролировать уборку и решать хозяйственные вопросы.

• Заказывать канцелярию и расходные материалы.

• Помогать коллегам с печатью документов, брошюровкой архитектурных альбомов и доставкой образцов.

• Координировать работу клининга, сантехников, электриков и других сервисных специалистов.

• Встречать гостей студии.

• Вести график отпусков и календарь дней рождения сотрудников.

• Организовывать доставку цветов ко дням рождения сотрудников и ежегодную отправку новогодних подарков заказчикам и друзьям студии.

• Ухаживать за растениями в студии.

• Кормить живущего в студии кота раз в день и при необходимости помогать с несложными вопросами ухода в рабочее время.

Что для нас принципиально важно

• Вы любите котов, и у вас нет аллергии. Кот активный и очень любит внимание – и вам это ОК.

• Вы тактичны, эмоционально зрелы, любите людей и помогать им решать вопросы.

• Вы проактивны, внимательны к срокам и деталям.

• У вас грамотная устная и письменная речь. И хороший разговорный английский (письменный сейчас во многом закрывает ИИ), так как у студии и руководителя много международных итераций.

• Вы понимаете основы документооборота.

• У вас есть опыт работы с Google Таблицами, Google Календарём, Excel и PowerPoint.

• Вы знакомы с ИИ-инструментами, готовы постоянно осваивать новые навыки и применять их в актуальных задачах студии — в том числе при подготовке презентаций.

• Вы не чураетесь работы руками: можете что-то разобрать или выбросить в офисе, приготовить чай клиентам, быстро собраться и съездить по личному поручению и т. д.

• Вы уверенно пользуетесь маркетплейсами, сервисами доставки и ресейл-платформами.

• У вас есть насмотренность и эстетический вкус — либо большое желание развивать их и работать в этой среде. Студия занимается архитектурой, интерьерами, дизайном и искусством, поэтому нам важно, чтобы вам это было по-настоящему близко.

Условия

• Небольшой домашний офис в центре Москвы, рядом с ГЭС-2: 10 минут пешком от метро «Кропоткинская» и «Библиотека имени Ленина».

• График: 5/2, с 11:00 до 19:00. Возможность начать в самое ближайшее время.

• Зарплата: 110 000–130 000 рублей плюс бонусы.

• Оформление — по договорённости.

• Испытательный срок — 1 месяц.