Бизнес ассистент генерального директора/операционный менеджер

Мы MaxMediaGroup - крупнейший оператор рекламных поверхностей в учебных заведениях России и лидер рынка коммуникации брендов с поколениями Z и Альфа.

Мы помогаем брендам выстраивать коммуникацию с аудиторией через собственную сеть, которая объединяет 4500+ рекламных носителей в 300+ университетах и 1000+ школах в 46 городах России через интерактивные экраны, статические поверхности и масштабные спецпроекты. А также управляем собственным digital-инвентарём в 53 торговых центрах Москвы. Среди наших клиентов Сбер, Т-Банк, Ozon, МТС, Билайн, Самокат, ТВОЕ и многие другие.

Цель позиции

Обеспечить эффективную работу генерального директора: снять с него операционную нагрузку по ключевым процессам, ускорить принятие решений за счёт качественной подготовки материалов и аналитики, гарантировать прозрачность и контроль исполнения стратегических задач.

Основные обязанности

• Административная поддержка руководителя и личные поручения. Планирование рабочего графика и календаря генерального директора, организация и модерация встреч и рабочих мероприятий. Travel‑поддержка (бронирование, логистика, подготовка документов для командировок). Исполнение личных поручений.
• Контроль исполнения поручений и управление сроками. Фиксация задач от генерального директора, распределение по ответственным отделам, сбор обратной связи от сотрудников и организация её обсуждения с руководством. Контроль дедлайнов и статусов исполнения, эскалация рисков и отклонений, ведение реестра поручений с прозрачными метриками сроков и результатов.
• Контролирующая функция по работе отдела продаж. Распределение клиентов между исполнителями, заведение брендов в CRM‑систему, ведение реестра встреч и клиентской таблицы, актуализация статусов и истории взаимодействий. Обеспечение целостности и актуальности данных в контурах учёта клиентов и сделок.
• Документационное обеспечение и стандартизация процессов. Внедрение CRM системы. Ведение вспомогательных таблиц и реестров, описание бизнес‑процессов компании, их упаковка в регламенты, чек‑листы и стандарты.
• Мониторинг и полевая аналитика. Формирование сводных отчётов с выводами и рекомендациями для руководства.
• Подготовка информационно‑аналитических материалов и отчётность. Расчёт показателей KPI по ключевым направлениям ежеквартально и по итогам года.
• Поддержка управленческих процессов. Координация взаимодействия между отделами, обеспечение прозрачности статусов по кросс‑функциональным задачам.
• Управление срочными и нестандартными задачами. Оперативное решение возникающих вопросов, поиск подрядчиков/сервисов, контроль качества и сроков исполнения, работа в условиях изменяющихся приоритетов.

Требования к кандидату

• Опыт работы ассистентом/помощником руководителя от 1,5–2 лет (желательно в агентской среде, маркетинге или медиа).
• Высокий уровень владения инструментами: календарь (Google/Outlook), таск‑трекеры (Trello, Asana, Битрикс24 и т. п.), MS Office/Google Workspace (особенно Excel/Sheets: сводные таблицы, формулы, структурирование данных), CRM‑системы.
• Умение структурировать информацию, выделять главное и подавать данные в сжатом, понятном виде.
• Грамотная устная и письменная речь, деловой этикет, способность вести переписку от лица руководителя.
• Стрессоустойчивость, проактивность, умение работать в режиме многозадачности и быстро менять приоритеты.
• Внимание к деталям, ответственность и высокий уровень исполнительности.

Условия работы

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.
• График: 5/2, офис.
• Конкурентная заработная плата (обсуждается на собеседовании с учётом опыта).
• Возможности профессионального роста: участие в стратегических проектах, расширение зоны ответственности.