Ассистент руководителя / офис-менеджер

Компания «СИСТЕМЫ ДИОН» — российский производитель промышленного оборудования для охраны труда, промышленной безопасности и оснащения лабораторий.

Мы работаем с крупными промышленными предприятиями России, развиваем собственное производство и новые продуктовые направления.

Ищем ассистента руководителя / офис-менеджера — самостоятельного и энергичного человека, который сможет взять на себя административные процессы офиса, помогать генеральному директору, бухгалтерии и отделу продаж.

Это не позиция «администратора на ресепшен». Нам нужен человек, который умеет организовать процесс, разобраться в новой задаче и довести её до результата.

Чем предстоит заниматься

Помощь руководителю:

• выполнять текущие поручения генерального директора;
• контролировать сроки и выполнение поручений;
• готовить письма, ответы, таблицы, документы и небольшие аналитические сводки;
• искать и структурировать необходимую информацию;
• организовывать встречи, звонки и поездки;
• взаимодействовать с сотрудниками компании по поручениям руководителя;
• контролировать задачи, чтобы договорённости и поручения не терялись;
• использовать ChatGPT и другие современные ИИ-инструменты в ежедневной работе.

Клиенты и отдел продаж:

• принимать и распределять входящие обращения клиентов;
• помогать отделу продаж с первичной обработкой входящих заявок в периоды высокой нагрузки;
• связываться с клиентами для уточнения необходимой информации;
• вести деловую переписку;
• контролировать, чтобы входящие обращения были приняты в работу и не терялись.

Документооборот

• вести входящую и исходящую корреспонденцию;
• готовить и отправлять официальные письма;
• контролировать подписание и возврат документов;
• сканировать, систематизировать и хранить документы;
• работать с электронным документооборотом;
• вести необходимые реестры;
• отправлять и получать документы через Почту России, курьерские и транспортные службы;
• периодически выезжать на почту и по другим рабочим поручениям.

Помощь главному бухгалтеру и кадровый документооборот

• собирать первичные и недостающие документы;
• запрашивать документы у контрагентов и сотрудников;
• контролировать наличие оригиналов;
• помогать поддерживать кадровые документы в порядке;
• собирать заявления и документы сотрудников;
• контролировать их подписание и передачу ответственным лицам;
• помогать с документооборотом при приёме, увольнении, отпусках и других кадровых процедурах.

Вести бухгалтерский или полноценный кадровый учёт самостоятельно не требуется.

Организация работы офиса

• обеспечивать жизнедеятельность офиса;
• заказывать канцтовары, воду и необходимые расходные материалы;
• взаимодействовать с курьерами и поставщиками;
• встречать посетителей;
• организовывать переговорные и встречи;
• решать текущие административные и хозяйственные вопросы.

Кого мы ищем

Нам подойдёт человек, который:

• умеет работать самостоятельно и не ждёт подробной инструкции к каждой задаче;
• спокойно относится к новым и незнакомым задачам;
• умеет самостоятельно найти информацию и разобраться, как решить вопрос;
• организован и внимателен к срокам;
• умеет одновременно держать в работе несколько разных задач;
• грамотно говорит и пишет на русском языке;
• не боится телефонных разговоров с клиентами и контрагентами;
• уверенно работает с Word, Excel, электронной почтой;
• готов освоить Bitrix24 и внутренние системы компании;
• умеет пользоваться ИИ-инструментами либо хочет быстро этому научиться;
• не боится ответственности и доводит начатое до результата.

Опыт работы ассистентом руководителя, офис-менеджером, администратором, специалистом по документообороту или координатором будет преимуществом.

Уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом по итогам собеседования.

Мы предлагаем

• Работу в стабильной российской производственной компании.
• Официальное трудоустройство.
• График работы: 5/2.
• Работу в современном офисе на территории собственного производства.
• Непосредственное взаимодействие с генеральным директором и ключевыми сотрудниками компании.
• Разнообразные задачи: от организации работы офиса и документооборота до помощи руководителю, бухгалтерии и отделу продаж.
• Обучение внутренним процессам, работе в Bitrix24 и современным ИИ-инструментам.
• Возможность профессионального роста и постепенного расширения зоны ответственности.
• Возможность вырасти из офис-менеджера в полноценного ассистента руководителя / координатора бизнес-процессов.