Бизнес-ассистент руководителя

В строительную компанию необходим помощник для руководителя отдела. Руководитель часто в разъездах, поэтому не может в полной мере контролировать дела офиса в Москве. Помощник/администратор с функциями личного ассистента, который будет работать физически из офиса Москвы.

Обязанности:

• Управление календарем и расписанием руководителя: планирование, координация, графика руководителя, назначение встреч, отслеживание сроков
• Организация деловых встреч, переговоров, видеоконференций
• Ведение документооборота (регистрация и рассылка служебных записок, заявок, распоряжений, приказов, фильтрация почты руководителя, ведение деловой переписки)
• Контроль сохранности и защиты документов, систематизация документов текущего архива (бумажный, электронный архив)
• Контроль выставления документов в ЭДО (Диадок)
• Контроль отправки и получения оригиналов документов со стороны заказчиков (Договор, спецификация УПД, счета) в Диадок, в бумажном формате; также контроль сроков оплат, составление обращений и писем
• Информационная поддержка руководителя. Подготовка отчетов, презентаций
• Личные поручения: бронирование столиков в ресторане, организация доставки еды, подарков партнерам и членам семьи, напоминание о встречах и пр., а также организация командировок и выездов

• Высшее образование
• Опыт от 3 лет в аналогичной сфере
• Уметь планировать и выполнять задачи самостоятельно. Деловой этикет, многозадачность, ответственность. Трудовой кодекс РФ
• Знание программ: 1С, СЭД, БИТРИКС, ЭДО (Диадок), MS Office

Условия:

• Оформление по ГПХ
• Опыт координации и поддержки деятельности руководства (топ-менеджеров и т.д). Личный помощник/ассистент. Строительная сфера будет преимуществом
• Место работы: г. Москва, ул. Авиаконструктора Микояна, 12, БЦ Линкор (м. ЦСКА, м. Аэропорт)
• Офисный формат работы 5/2 (гибрид/удаленные дни - по договоренности с руководителем после успешного завершения ИС)
• График работы: с понедельника по пятницу, пн-чт с 9-15 до 18-00, в пт. до 16-45
• Премии по итогам года и работы, в размере одного оклада
• Командировки не предусмотрены, но по необходимости руководителя возможны сопроводительные поездки (краткосрочные, редкие)