Секретарь – помощник руководителя

Лаишевский район, аэропорт Казань имени Габдуллы Тукая

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Планирование рабочего времени. Секретарь помогает руководителю составить график: согласовывает время встреч, переговоров и других мероприятий. Информирует о регламенте событий, заранее предупреждает о начале, закладывает резерв времени на непредвиденные ситуации.
Организация мероприятий. Секретарь готовит повестку дня, оформляет список участников, оповещает их, рассылает приглашения. Помогает с презентационными материалами.
Организация командировок. Секретарь прорабатывает поездку: готовит проект служебного задания, заказывает билеты и бронирует гостиницу, прорабатывает маршрут, уточняет детали протокола. После возвращения помогает оформить авансовый отчёт и отчёт о проделанной работе.
Поддержание рабочего пространства. Обеспечивает кабинет руководителя и приемную необходимыми средствами оргтехники и канцелярскими принадлежностями, продуктами питания, следит за их наличием.
Отправлять и получать корреспонденцию.
Осуществлять прием и распределение телефонных звонков, фиксировать и передавать служебную информацию Генеральному директору
Регистрировать входящую корреспонденцию, поступающую средствами электронной и почтовой связи в СЭД ДИРЕКТУМ. Отправлять задачей в СЭД ДИРЕКТУМ на рассмотрение Генеральному директору. В соответствии с резолюцией отправлять в структурные подразделения или конкретным исполнителям
Документационное обеспечение
Контроль исполнения. Следит за тем, чтобы структурные подразделения и исполнители своевременно представляли документы на подпись, а также контролирует выполнение поручений руководителя, взятых на контроль.
Делопроизводство. Ведёт контрольно-регистрационную картотеку, формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.
Деловая переписка и коммуникации. По поручению руководителя

Требования:

Образование: высшее
Знание английского языка: желательно
Уверенный пользователь ПК: MS Word, MS Excel, Power Point
Личные качества: Коммуникабельность, стрессоустойчивость, оперативность, готовность обучаться, открытость

Условия:

Полная занятость, работа в Международном аэропорту «Казань».
График работы: 5/2
Трудоустройство по ТК РФ.
Служебный автобус из любого района г. Казани.
Корпоративные бонусы: премии к профессиональному празднику и годовая премия, дополнительные выходные дни мамам до 16 лет и донорам, ДМС со стоматологией, корпоративный трансфер на работу и обратно, новогодние подарки и экскурсии для детей сотрудников, эффективная система наставничества, которая поможет быстро адаптироваться и влиться в работу, профессиональный рост (возможность обучения за счет компании), развитая корпоративная культура (праздники, корпоративы, мероприятия для сотрудников).