Секретарь, Ассистент руководителя

Астана, проспект Кабанбай батыра, 15А

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Редактирование, контроль качества подготовки, грамотность, правильность составления, согласование документов, представляемых на подпись руководству организации;
Ведение приема, учета и хранения корреспонденции, осуществление обработки входящих документов, оформление и соблюдение порядка работы с внутренними документами, рассылка исходящих документов;
Передача документов непосредственным исполнителям в структурные подразделения в соответствии с резолюцией руководства организации;
Фиксирование, обработка и своевременное доведение до сведения руководства и работников принятой информации, касающихся различных сторон деятельности организации;
Планирование рабочего дня руководства, назначение встречи клиентам, партнерам и работникам организации, как по производственным, так и личным вопросам;
Осуществление сбора материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и предоставление их руководителю;
Занятие организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; Обеспечение приема посетителей;
Контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их выполнение;
Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний (при необходимости);
Организация командировок руководителя: заказ авиа-и железнодорожных билетов, бронирование гостиницы.
Своевременное выполнение личных поручений руководителя.

Требования:

Владение: Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);
Outlook, Teams, Zoom;
Тайм-менеджмент, умение расставлять приоритеты, быстро реагировать на изменения и эффективно распределять время;
Аналитические способности, навыки сбора структурирования информации;
Конфиденциальность;
Ответственность;
Стрессоустойчивость;
Продуктивность;
Умение работать с большим объемом информации;
Исполнительность;
Быстрая обучаемость;
Быстрое реагирование;
Дисциплинированность;
Пунктуальность;
Опрятный внешний вид;
Математический склад ума;
Чистоплотность;
Быть на связи 24/7;
Высокая концентрация и внимательность в поставленных задачах;
Устойчивость к критике.