Офис-менеджер / личный помощник генерального директора

Мы ищем энергичного, организованного и ответственного офис-менеджера, который станет лицом компании на ресепшене. Для этой позиции важны презентабельный внешний вид, опрятность, доброжелательность и грамотная речь. В ваши задачи войдут обеспечение бесперебойной работы офиса и выполнение части функций личного помощника генерального директора.

Обязанности

Административная поддержка и функции личного помощника:

• Выполнение рабочих и личных поручений генерального директора.
• Быстрый поиск, анализ и структурирование необходимой информации по запросу руководства.
• Встреча гостей и партнеров компании, приготовление и подача чая/кофе.
• Работа на ресепшн: прием звонков и организация приема посетителей.

Административно-хозяйственное обеспечение офиса:

• Закупка канцелярских и хозяйственных товаров, воды, чая, кофе, сладостей и других необходимых расходных материалов.
• Учет материальных ценностей компании: мебели, техники и другого имущества.
• Проведение и участие в инвентаризациях.
• Контроль порядка на складе и своевременное пополнение запасов.
• Контроль своевременной оплаты интернета, связи и других административных расходов.
• Взаимодействие с поставщиками, курьерскими службами и подрядчиками.

Документооборот и первичная бухгалтерская документация:

• Организация и ведение документооборота компании.
• Подготовка деловых писем, запросов и другой корреспонденции.
• Сбор, проверка и передача первичной бухгалтерской документации в бухгалтерию.
• Контроль наличия закрывающих документов от поставщиков: актов, накладных, счетов-фактур и других документов.
• Своевременный запрос недостающих документов у контрагентов.

Требования

• Опыт работы офис-менеджером, административным менеджером, администратором или помощником руководителя от 1–2 лет.
• Знание основ делопроизводства: умение вести учет документов, составлять деловые письма, запросы и другую корреспонденцию.
• Понимание первичной бухгалтерской документации и порядка работы с закрывающими документами.
• Умение быстро находить, анализировать и структурировать необходимую информацию.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Навыки ведения деловой переписки.
• Уверенная компьютерная грамотность.
• Уверенное владение Google Workspace и основными офисными программами.

Личные качества

• Отличные коммуникативные навыки, доброжелательность и вежливость — вы будете лицом компании.
• Высокая исполнительность, инициативность и ответственность.
• Умение быстро работать и эффективно справляться с несколькими задачами одновременно.
• Внимательность к деталям, организованность и умение поддерживать порядок.

Важно: кандидаты без опыта работы офис-менеджером, административным менеджером, администратором или помощником руководителя не рассматриваются.

Условия

• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00.
• Дружная команда.