Офис‑менеджер/личный помощник руководителя

Ищете роль, где каждый день — это микс из чёткой организации и нестандартных задач? Мы ищем личного помощника генерального директора — человека, который станет надёжным «операционным щитом» руководителя: заберёт на себя рутину, предугадает потребности и безупречно закроет и рабочие, и личные поручения. Если вы любите порядок, умеете держать в голове десятки процессов и не теряетесь в условиях высокой нагрузки — мы ждём именно вас!

Что предстоит делать

Поддержка генерального директора и организация рабочего времени:

• организовывать совещания и встречи с сотрудниками компании: составлять протоколы встреч.
• планировать командировки: искать и бронировать билеты и жильё.

Работа с документами и документооборотом:

• работать с договорами: согласование, контроль подписания, учёт и хранение;
• заниматься кадровыми документами: сканирование документов по приёмам и увольнениям, разбор документов по бизнес‑единицам, передача в нужные подразделения;
• подготовка служебные записки (СЗ) сформировать вопросы к собраниям.

Коммуникация и координация:

• полностью закрывать задачи по работе с электронной почтой (приём, сортировка, ответы, отправка, контроль сроков);
• оправка/получение почты в почтовом отделении;
• осуществлять рассылки новых сотрудников (в том числе поздравления с днями рождения сотрудников);
• сопровождать процесс адаптации новых сотрудников на этапе ввода в должность.
• поиск/бронирование квартир для сотрудников в командировках.

Хозяйственно‑операционные задачи:

• заказывать воду, кофе, сахар и другие материалы для офиса;
• заказывать печати и иные хозяйственные товары;

Личные поручения руководителя:

• поиск и бронирование билетов для личных передвижений;
• заказ личных товаров;
• запись на мероприятия;
• выполнение иных личных поручений руководителя.

Мы ждём от кандидата:

• Опыт работы личным помощником руководителя, офис‑менеджером или администратором от 2 лет (опыт поддержки топ‑менеджмента — большой плюс).
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Высокий уровень самоорганизации, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности.
• Безупречная грамотность, внимание к деталям, проактивность и ответственность.
• Гибкость, тактичность и развитые коммуникативные навыки: умение корректно взаимодействовать с руководителями, коллегами и внешними контрагентами.
• Готовность к оперативному решению нестандартных задач и работе в динамичной среде.

Условия работы:

• График: 5/2, с 10:00 до 19:00.
• Место работы: офис по адресу ул. Космонавтов, д. 2И
• Стабильная работа в надёжной компании с прозрачной системой оплаты труда и своевременными выплатами.
• Возможность быть в центре бизнес‑процессов и напрямую влиять на эффективность работы руководства.
• Перспективы профессионального роста и расширения зоны ответственности.
• Дружный коллектив и поддержка со стороны команды.