Бизнес-ассистент / Административный менеджер

ООО «СоберХауз» приглашает в команду Административного менеджера с функциями помощника руководителя.

Мы ищем не просто помощника, а человека, который сможет самостоятельно организовывать процессы, быстро находить решения и держать под контролем несколько задач одновременно.

Чем предстоит заниматься:

• Организовывать деловые и личные поездки руководителя: бронирование авиабилетов, гостиниц, трансферов, оформление виз и подготовка сопроводительных документов;
• Решать организационные вопросы по всему миру: бронирование ресторанов, покупка билетов на мероприятия, поиск и заказ необходимых услуг;
• Координировать работу офис-менеджера и курьерской службы (3 курьера);
• Организовывать закупку техники, мебели, одежды, косметики и других товаров в России, Европе и ОАЭ, контролировать логистику и доставку;
• Вести календарь руководителя, контролировать важные даты, встречи и мероприятия;
• Подготавливать презентации в Canva, редактировать документы и материалы с использованием Acrobat, Nitro PDF и современных AI-инструментов;
• Работать с ChatGPT, Midjourney и другими инструментами искусственного интеллекта для подготовки материалов и решения рабочих задач;
• Организовывать подготовку и вручение подарков от имени руководителя и компании;
• Участвовать в подборе персонала: поиск кандидатов на HH.ru, проведение первичных телефонных интервью;
• Контролировать оплату корпоративной мобильной связи и других административных сервисов;
• При необходимости замещать офис-менеджера и обеспечивать бесперебойную работу офиса;
• Подготавливать аналитические, справочные и информационные материалы для руководителя и коллег;
• Вести деловую переписку, готовить письма, запросы и документы;
• Организовывать корпоративные мероприятия компании;
• Выполнять отдельные поручения руководителя и участвовать в решении нестандартных задач.

Наш идеальный кандидат:

• Имеет опыт работы помощником руководителя, executive assistant, административным директором или офис-менеджером от 3 лет;
• Имеет высшее образование;
• Умеет быстро ориентироваться в новых задачах и самостоятельно находить решения;
• Грамотно говорит и пишет;
• Умеет работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты;
• Отличается ответственностью, тактичностью и высоким уровнем самоорганизации;
• Владеет английским языком на уровне не ниже Intermediate (B1);
• Уверенно работает в MS Office;
• Будет преимуществом опыт работы с Canva, Adobe Acrobat, AI-инструментами (ChatGPT, Midjourney и др.);
• Умеет вести деловую переписку и взаимодействовать с людьми разного уровня.

Мы предлагаем:

• Работу в стабильной компании;
• Официальное оформление по ТК РФ;
• Испытательный срок 3 месяца;
• График работы 5/2 с 10:00 до 19:00;
• ДМС после прохождения испытательного срока;
• Конкурентную заработную плату (обсуждается по итогам собеседования);
• Ежегодные премии по результатам работы;
• Современный офис в центре Москвы (м. Театральная);
• Молодой профессиональный коллектив;
• Корпоративные мероприятия и возможность профессионального развития.

Если вам нравится быть человеком, который умеет организовать всё — от международной поездки до сложного проекта, любит порядок, ответственность и разнообразие задач, будем рады познакомиться.