Офис-менеджер

Астана, улица Туркестан, 8/2

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Образование и опыт
Образование: высшее или среднее специальное (желательно в сфере управления, делопроизводства или гуманитарных наук).
Опыт работы: не менее 2 лет в административной сфере.
Языки: владение государственным (казахским) и русским языками, знание английского языка приветствуется
Профессиональные навыки (Hard Skills)
Знание основ делопроизводства и документооборота (регистрация входящей/исходящей корреспонденции).
Уверенное владение пакетом Microsoft Office (Word, Excel) и оргтехникой (принтер, сканер).
Навыки ведения деловой переписки и телефонных переговоров.
Организация жизнедеятельности офиса (закуп канцтоваров, взаимодействие с хозяйственными и курьерскими службами)
Организация встреч, совещаний и поездок руководителя
Личные качества (Soft Skills)
Грамотная устная и письменная речь (на русском и казахском языках, знание английского — преимущество)
Строгая конфиденциальность и деловой этикет.
Высокий уровень ответственности и самоорганизации.
Стрессоустойчивость и готовность работать в режиме многозадачности.
Пунктуальность, исполнительность и инициативность

Требования:

Работа с документами
Прием, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции (писем, сообщений).
Оформление первичной документации (договоров, счетов, приказов).
Ведение архива и передача документов на хранение.
Контроль за движением и подписанием документов у руководства
Хозяйственное обеспечение
Закупка канцелярских товаров, питьевой воды, расходных материалов и хозяйственных мелочей.
Контроль исправности офисной техники (принтеров, сканеров, кондиционеров) и вызов мастеров при поломках.
Взаимодействие с арендодателями и коммунальными службами по вопросам содержания офиса.
Коммуникация и организация
Прием телефонных звонков, переадресация их сотрудникам или фиксация сообщений для руководства.
Встреча посетителей, клиентов и партнеров компании, создание комфортных условий.
Организация встреч, переговоров и совещаний (подготовка переговорных, чай/кофе).
Координация работы курьерской службы.
Взаимодействие с первым руководителем

· Ведение и оптимизация календаря руководителя.

· Назначение внутренних и внешних встреч, переговоров.

· Организация командировок (покупка билетов, бронирование отелей, визы)

· Выполнение личных поручений руководителя.

· Обеспечение комфортных условий для работы офиса и приема гостей