Офис-менеджер

Обязанности:

1. Прием и обработка обращений

• прием и распределение входящих телефонных звонков;
• обработка сообщений WhatsApp на корпоративном номере и поступающих через корпоративный сайт;
• ежедневная обработка общей корпоративной электронной почты, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции.

2. Работа с клиентами и корпоративными ресурсами

• ведение и актуализация базы заказчиков, партнеров и потенциальных клиентов;
• организация поздравлений, информационных рассылок и иных коммуникаций с заказчиками и партнерами;
• контроль актуальности информации на корпоративном сайте и в социальных сетях, подготовка и размещение согласованных новостей и публикаций.

3. Сопровождение закупок и тендеров

• ежедневный мониторинг государственных и коммерческих закупок по направлениям деятельности компании;
• первичный анализ требований закупок и информирование руководителя о перспективных конкурсах;
• подготовка административной и квалификационной документации для участия в закупках;
• поиск и подбор необходимых специалистов и экспертов в соответствии с требованиями закупочной документации;
• организационная подготовка и подача тендерных заявок;
• работа на порталах государственных закупок Республики Казахстан, АО «Самрук-Қазына» и иных электронных торговых площадках.

4. Подготовка документов

• оформление коммерческих предложений, писем и иной организационной документации;
• взаимодействие с бухгалтерией (акты выполненных работ, счета на оплату, электронные счета-фактуры, командировочные документы и др.);

5. Административное сопровождение деятельности компании

• заказ канцелярских товаров, расходных материалов и иных необходимых ресурсов;
• организация командировок сотрудников (бронирование билетов, гостиниц, оформление сопутствующих документов);
• взаимодействие с курьерскими службами и другими поставщиками административных услуг;
• оказание организационной поддержки сотрудникам при решении административных вопросов;
• выполнение поручений руководства, связанных с обеспечением деятельности компании.

Требования:

• опыт административной работы или работы офис-менеджером от 1 года;
• уверенное владение Microsoft Word, Excel;
• опыт работы с порталами государственных закупок будет преимуществом;
• грамотная устная и письменная речь;
• внимательность к документам, ответственность, организованность;
• умение самостоятельно организовывать свою работу.

Условия:

• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00.
• Официальное трудоустройство.
• Стабильная заработная плата.
• Дружный коллектив и поддержка на этапе адаптации.