Менеджер (бизнес-ассистент)

О компании

Наша компания специализируется на импорте автомобилей под заказ.

Основное направление - поставка автомобилей из Китая. Также мы активно развиваем импорт автомобилей из Южной Кореи, Европы и других стран, расширяем географию поставок, выстраиваем новые логистические маршруты и партнерские направления.

Компания находится на этапе активного роста. В связи с расширением мы ищем менеджера / бизнес-ассистента, который будет работать напрямую с руководителем, помогать в организации текущих процессов и участвовать в развитии новых направлений бизнеса.

Нам нужен не просто исполнитель, а ответственный и инициативный человек, который умеет самостоятельно разбираться в задачах, предлагать решения и доводить начатое до результата.

Обязанности:

В работе будут задачи организационного, административного, аналитического и проектного характера, связанные с текущей деятельностью компании и развитием новых направлений, такие как:

Работа с клиентами
– встреча клиентов в офисе, организация комфортного приема;
– сопровождение клиентов после заключения сделки на всех этапах поставки автомобиля;
– информирование клиентов о статусе автомобиля и текущих этапах оформления;
– помощь клиентам в подготовке данных и документов, необходимых для оформления и ввоза автомобиля;
– содействие в создании китайского номера и решении сопутствующих организационных вопросов;
– координация оплаты таможенных пошлин, консультирование и помощь клиентам в процессе оплаты;
– оперативное решение спорных и нестандартных ситуаций, возникающих при доставке или передаче автомобиля.

Документооборот
– подготовка и оформление договоров, дополнительных соглашений и сопутствующих документов;
– печать, проверка и передача документов на подписание;
– ведение бумажного и электронного архива договоров;
– систематизация и хранение документации;
– контроль наличия полного комплекта документов по каждому автомобилю;
– получение ЭПТС, СБКТС и других документов, необходимых для ввоза и оформления автомобиля;
– подготовка коммерческих предложений по запросам отдела продаж.

Логистика и сопровождение автомобилей
– полная координация логистической цепочки после отправки автомобиля;
– постоянное взаимодействие с водителями, перевозчиками, водителями автовозов и эвакуаторщиками;
– контроль сроков и этапов доставки автомобилей;
– организация встречи, приема и разгрузки автомобилей;
– координация прохождения лаборатории и необходимых процедур сертификации;
– взаимодействие с таможенными брокерами и представителями таможенных органов;
– контроль подготовки документов для таможенного оформления;
– сопровождение процесса уплаты таможенных платежей;
– организация перегона автомобилей на автомойку, детейлинг, диагностику или другие необходимые работы;
– контроль состояния автомобиля после доставки;
– фиксация повреждений и решение вопросов в случае обнаружения царапин, дефектов или иных проблем;
– взаимодействие с перевозчиками, подрядчиками и сервисными организациями для устранения выявленных недостатков.

Работа с поставщиками и подрядчиками
– запрос цен и условий поставки сопутствующих товаров у поставщиков;
– взаимодействие с подрядчиками по изготовлению номерных рамок, наклеек, пакетов, клиентских подарков и рекламных материалов;
– поиск поставщиков и исполнителей под текущие задачи компании;
– согласование стоимости, сроков и условий выполнения заказов;
– контроль своевременного получения товаров и услуг.

Административное обеспечение офиса
– обеспечение бесперебойной работы офиса;
– закупка воды, канцелярии, хозяйственных товаров и других офисных принадлежностей;
– заказ картриджей и организация обслуживания офисной техники;
– контроль наличия расходных материалов;
– заказ клиентских презентов, пакетов, наклеек, номерных рамок и брендированной продукции;
– взаимодействие с поставщиками офисных товаров и услуг;
– поддержание порядка и комфортной рабочей атмосферы в офисе;
– уход за офисными растениями;
– решение текущих хозяйственных и организационных вопросов.

Поддержка отдела продаж
– оперативная подготовка коммерческих предложений;
– сбор информации по запросам менеджеров;
– взаимодействие с клиентами после передачи сделки из отдела продаж;
– передача менеджерам актуальной информации по срокам, документам, доставке и состоянию автомобилей;
– помощь в решении вопросов, возникающих в процессе сопровождения клиента.

Первичные HR-функции
– размещение вакансий на профильных площадках;
– первичный просмотр и отбор резюме;
– проведение первого контакта с кандидатами;
– предварительная оценка соответствия кандидатов требованиям вакансии;
– передача подходящих кандидатов руководителю для дальнейшего собеседования.

Дополнительные функции

– взаимодействие между клиентами, отделом продаж, водителями, перевозчиками, поставщиками, брокерами, таможней и подрядчиками;
– ведение задачи от момента постановки до полного завершения.
– выполнение поручений руководителя;
– координация нескольких задач одновременно;
– контроль сроков исполнения договоренностей;
– самостоятельное решение текущих организационных вопросов;

Требования

- Опыт работы менеджером, бизнес-ассистентом, помощником руководителя или проектным менеджером;
- Желательно наличие опыта в сфере параллельного импорта автомобилей;
преимуществом будет опыт работы в сфере ВЭД, международной логистики, закупок или автомобильного бизнеса;
- Понимание основных этапов импорта автомобилей будет существенным преимуществом;
- Умение быстро находить, анализировать и структурировать информацию;
способность самостоятельно решать рабочие вопросы и предлагать варианты действий;
- Ответственность и внимательное отношение к деталям;
- Умение соблюдать сроки и контролировать выполнение задач;
- Грамотная устная и письменная речь;
- Уверенное владение компьютером и офисными программами;
- Умение работать с Excel, Google Таблицами и документами;
- Готовность работать в режиме многозадачности;
- Опыт использования ChatGPT и других AI-инструментов будет преимуществом.

Личные качества

- Инициативность;
- Самостоятельность;
- Системное мышление;
- Организованность;
- Внимательность;
- Коммуникабельность;
- Стрессоустойчивость;
- Ориентация на результат;
- Готовность брать на себя ответственность.

Условия

- График работы 5/2;
- Работа в офисе;
- Современный офис в БЦ The Yard;
- Адрес: Москва, 1-й Магистральный тупик, 11с1;
- Работа напрямую с руководителем компании;
- Участие в развитии действующих и запуске новых направлений;
- Разнообразные задачи;
- Возможность профессионального и карьерного роста;
- Стабильная заработная плата;
- Долгосрочное сотрудничество.

Что мы ожидаем от сотрудника

Мы ищем человека, который не будет ждать подробных инструкций по каждому вопросу. Важно уметь самостоятельно погружаться в задачу, находить необходимую информацию, предлагать несколько вариантов решения и контролировать результат.

Для нас ценны ответственность, скорость работы, инициативность и желание развиваться вместе с компанией.

Как откликнуться

В сопроводительном письме кратко ответьте на следующие вопросы:

Есть ли у вас опыт работы бизнес-ассистентом, менеджером или помощником руководителя?
Есть ли у вас опыт в сфере импорта автомобилей, параллельного импорта или международной логистики?
С автомобилями из каких стран или с какими направлениями вы работали?
Какие задачи вы выполняли самостоятельно?
Почему вас заинтересовала наша вакансия?

Отклики с сопроводительным письмом будут рассмотрены в приоритетном порядке!