Помощник первого заместителя генерального директора

Мы — современная девелоперская компания полного цикла, реализующая проекты жилой и коммерческой недвижимости. В связи с развитием бизнеса приглашаем в команду помощника генерального директора — организованного и ответственного специалиста, который обеспечит эффективную административную и аналитическую поддержку руководителя.

Обязанности

Организационное сопровождение деятельности первого заместителя генерального директора

• Организация рабочего дня руководителя, контроль исполнения календарного плана.
• Подготовка материалов к совещаниям, комитетам и рабочим встречам.
• Формирование повестки совещаний совместно с руководителями подразделений.
• Ведение протоколов совещаний, комитетов и рабочих встреч.
• Оформление поручений генерального директора по итогам совещаний.
• Ведение реестра поручений и контроль сроков их исполнения.
• Напоминание ответственным исполнителям о сроках выполнения задач.
• Подготовка сводной информации о статусе исполнения поручений.

Сбор и анализ управленческой информации

• Сбор ежедневой, еженедельной и ежемесячной отчетности от подразделений.
• Проверка полноты и корректности представленных данных.
• Систематизация отчетов по единому стандарту.
• Консолидация информации для генерального директора.
• Подготовка аналитических справок, сводных таблиц и сравнительного анализа.
• Контроль своевременности предоставления отчетности подразделениями.
• Подготовка управленческих дашбордов и сводных отчетов.

Документооборот

• Подготовка служебных записок, писем, приказов и распоряжений.
• Подготовка проектов договоров, дополнительных соглашений и иных документов по шаблонам.
• Проверка правильности оформления документов.
• Организация согласования документов между подразделениями.
• Контроль возврата подписанных документов.
• Ведение архива управленческой документации.

Подготовка аналитических материалов

• Сбор необходимой информации по поручению генерального директора.
• Поиск и анализ данных из внутренних источников Компании.
• Подготовка аналитических записок, справок и отчетов.
• Формирование сравнительных таблиц и расчетов.
• Подготовка информации для принятия управленческих решений.

Подготовка презентаций

• Разработка презентаций для внутренних совещаний.
• Подготовка материалов для Совета директоров, инвестиционного, финансового и HR-комитетов.
• Оформление презентаций в корпоративном стиле.
• Подготовка графиков, диаграмм, инфографики и визуализации данных.
• Актуализация презентационных материалов по проектам Компании.

Взаимодействие с подразделениями

• Координация взаимодействия между департаментами.
• Запрос информации у руководителей подразделений.
• Контроль соблюдения сроков предоставления информации.
• Организация рабочих встреч.
• Выполнение иных поручений генерального директора.

Требования

Образование

• Высшее образование (экономическое, юридическое, управленческое, строительное или техническое).

Опыт работы

• Опыт работы помощником руководителя, бизнес-ассистентом, координатором проектов или специалистом по документообороту от 2 лет.
• Опыт работы в строительной, девелоперской, проектной или производственной компании будет преимуществом.

Профессиональные навыки

• Отличные навыки деловой переписки.
• Опыт подготовки официальных писем и служебной документации.
• Навыки ведения протоколов совещаний.
• Опыт подготовки презентаций в Microsoft PowerPoint.
• Уверенное владение Microsoft Excel (сводные таблицы, формулы, диаграммы).
• Владение Microsoft Word на продвинутом уровне.
• Навыки работы с электронным документооборотом (1С:Документооборот, Directum, Docsvision или аналогичные системы).
• Умение структурировать и анализировать большие объемы информации.

Личные качества

• Высокая организованность.
• Внимательность к деталям.
• Аналитическое мышление.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Соблюдение конфиденциальности.
• Исполнительность.
• Самостоятельность.
• Стрессоустойчивость.
• Ответственность.
• Навыки деловой коммуникации.

Мы предлагаем

• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ.
• Конкурентоспособную заработную плату (оклад + премия по результатам работы).
• Работу в стабильной девелоперской компании.
• Участие в реализации крупных строительных проектов.
• Возможность профессионального и карьерного роста.
• Современный офис и комфортные условия труда.
• Корпоративное обучение и развитие.