Специалист по документообороту / документовед

Приглашаем специалиста, который обеспечит единый порядок регистрации, движения, контроля и хранения документов Ассоциации предприятий индустрии детских товаров (АИДТ).

АИДТ реализует общеотраслевые проекты с участием предприятий отрасли, органов государственной власти, экспертных и профессиональных организаций.

Для нас важны точность, сохранность документов и возможность быстро восстановить историю их движения и исполнения.

Основные задачи

Документооборот

• Централизованный приём и регистрация всех входящих документов АИДТ, включая документы, адресованные руководству, структурным подразделениям и отдельным направлениям деятельности Ассоциации.

• Ведение единого журнала входящей корреспонденции, сканирование и размещение электронных копий, передача документов ответственным исполнителям.

• Регистрация всех исходящих документов АИДТ и ведение единого журнала исходящей корреспонденции.

• Отправка исходящих документов, в том числе с применением электронных государственных ресурсов;

• Проверка комплектности и правильности оформления документов, фиксация отправки и хранение подтверждений направления.

Внутренние и договорные документы

• Регистрация приказов, распоряжений и иных внутренних документов.

• Ведение договорного реестра, учёт договоров, дополнительных соглашений, приложений и закрывающих документов.

• Контроль возврата подписанных экземпляров и сроков действия договоров.

• Хранение оригиналов и электронных копий.

Специалист контролирует оформление и комплектность документов, но не проводит их юридическую, финансовую или отраслевую экспертизу.

Контроль исполнения

• Постановка документов и поручений на контроль, фиксация сроков и ответственных исполнителей.

• Мониторинг статуса исполнения, направление напоминаний и подготовка информации о приближающихся и нарушенных сроках.

• Снятие документов с контроля после подтверждения исполнения.

Электронный архив и хранение

• Ведение электронного архива и реестров документов.

• Систематизация бумажных и электронных документов, обеспечение быстрого поиска и предоставления документов.

• Учёт выдачи и возврата оригиналов.

• Формирование дел по утверждённой номенклатуре и подготовка документов к архивному хранению.

Требования

• Высшее или среднее профессиональное образование.

• Опыт работы в делопроизводстве, документообороте или архивном сопровождении от 3 лет.

• Знание правил регистрации, учёта, движения и хранения документов.

• Опыт ведения входящей, исходящей и договорной документации.

• Понимание порядка формирования дел и подготовки документов к хранению.

• Уверенное владение Word и Excel; опыт работы с 1С, CRM, СЭД или иными системами электронного документооборота.

• Грамотная устная и письменная речь.

Будет преимуществом

• Опыт работы в некоммерческой, общественной, отраслевой или проектной организации.

• Опыт работы с документами органов государственной власти.

• Опыт ведения договорных реестров, электронных архивов и большого объёма параллельных документальных потоков.

Для нас важно

• Внимательность к реквизитам и срокам, аккуратность и системность.

• Ответственность за сохранность документов и умение определять приоритеты.

• Соблюдение конфиденциальности и способность доводить документальный процесс до завершения.

Мы предлагаем

• Работу в общеотраслевых проектах с участием ведущих предприятий индустрии детских товаров и государственных органов.

• Работу в финансово-юридическом блоке АИДТ.

• Официальное оформление по ТК РФ с первого рабочего дня и полностью официальную заработную плату.

• Заработную плату 115 000 рублей до вычета НДФЛ.

• Офис в центре Москвы: м. «Октябрьская», Ленинский проспект, д. 9.

• График 5/2, с 10:00 до 19:00, в пятницу до 17:00; офисный формат работы.

• Возможность профессионального развития.