Ведущий специалист по документационному обеспечению (с функцией помощника директора)

Хотите приобрести бесценный опыт среди профессионалов и готовы поделиться своими знаниями и идеями – приходите к нам!

От Вас требуется:

• Высшее образование;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Знание основ делопроизводства;
• Стаж административной работы не менее 3-х лет;
• Опытный пользователь ПК;
• знание 1С:Документооборот обязательно;
• Опыт работы в должности помощника руководителя обязателен;
• Умение собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями.

Ваши задачи:

1. Работа в Канцелярии:

• Прием и первичная обработка входящей корреспонденции, поступившей на материальных носителях, по факсу, по электронной почте, по системе электронного документооборота (СЭДО) Госкорпорации «Роскосмос»;
• Регистрация поступивших документов в системе электронного документооборота «1С: Документооборот 8»;
• Участие в разработке локальных нормативных и методических документов по вопросам общего и конфиденциального делопроизводства;
• Разработка операционных инструкций для пользователей СЭД;
• Разработка электронных шаблонов ОРД;
• Осуществление информационно-справочной работы по поступившим документам;
• Ежемесячный контроль оформления документов и заполнения карточек документов в СЭД;
• Участие в аудитах делопроизводства;
• Осуществление наставнической деятельности;
• Консультирование новых пользователей СЭД.

2. Работа сменного помощника генерального директора (на время отсутствия основного работника):

• Работа в приемной с двумя руководителями – генеральным директором и первым заместителем генерального директора;
• Работа с документами руководителей: обработка резолюций, постановка на контроль, частичная регистрация документов;
• Контроль исполнительской дисциплины по выполнению поручений руководителей;
• Подготовка документов к подписанию: проверка наличия виз, корректности оформления документов;
• Административная поддержка руководителей: ведение календаря, встреча посетителей, сервировка чайного стола для деловой встречи;
• Организация деловых поездок руководителей.

График работы: 5/2, рабочий день с 8:20 до 17:10, в пятницу до 16:10.