Офис-менеджер

Работа предполагает высокий уровень самостоятельности: офис-менеджер является единственным сотрудником, отвечающим за административную работу головного офиса.

Обязанности:

• Полная административная организация работы головного офиса.
• Приём гостей, организация чая, кофе и создание комфортной атмосферы во время встреч.
• Контроль порядка в офисе, обеспечение наличия расходных материалов, канцелярии и хозяйственных товаров.
• Взаимодействие с арендодателем, управляющей компанией, сервисными службами и подрядчиками.
• Контроль оплаты административных расходов: связь, интернет, подписки, коммунальные услуги и другие регулярные платежи.
• Ведение административных таблиц и реестров расходов.
• Работа с входящей и исходящей документацией, счетами и корреспонденцией.
• Организация обслуживания офисной техники и взаимодействие с поставщиками соответствующих услуг.
• Помощь в организации встреч и совещаний, контроль календаря переговорных.
• При необходимости — бронирование гостиниц, билетов и организация рабочих командировок.
• Взаимодействие с руководителями группы компаний, юристами и сотрудниками компаний по административным вопросам.
• Контроль общего состояния офиса. Уборка выполняется клининговой службой через день, однако иногда потребуется самостоятельно убрать посуду после переговоров, вынести мусор или решить другие небольшие бытовые вопросы.

• Грамотная устная и письменная речь.
• Уверенное владение ПК и офисными программами.
• Хорошая память, внимательность к деталям и организованность.
• Умение самостоятельно планировать свою работу и доводить задачи до результата.
• Доброжелательность, тактичность и развитые коммуникативные навыки.
• Способность быстро выстраивать рабочие отношения с подрядчиками, сервисными организациями и арендодателем.
• Опрятный, деловой внешний вид.
• Опыт работы офис-менеджером, административным помощником или ассистентом будет преимуществом, но не является обязательным.

• Работа в представительском офисе руководства группы компаний.
• Офис расположен на отдельном этаже трёхэтажного особняка в центре Москвы.
• Официальное оформление в соответствии с ТК РФ.
• График работы: понедельник–пятница, с 9:00 до 18:00.
• Заработная плата от 100 000 рублей на руки, обсуждается по итогам собеседования.
• Работа в небольшом спокойном офисе без большого потока сотрудников.
• Возможность самостоятельно выстроить административные процессы и отвечать за комфортную работу офиса.

Работа предполагает высокий уровень самостоятельности: офис-менеджер является единственным сотрудником, отвечающим за административную работу головного офиса.