Руководитель Студенческого отдела

Астана, проспект Мангилик Ел, B2.2

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

осуществлять общее руководство Отделом и обеспечивать выполнение его цели, задач, функций, операционного плана, сервисных стандартов, KPI и поручений руководства QAIRU;
организовывать деятельность Отдела как единой точки административного сопровождения обучающихся по принципу «одного окна», исключая необоснованное перенаправление обучающихся между подразделениями;
распределять обязанности, процессы, роли и кейсы между работниками Отдела, устанавливать контрольные точки, сроки, результаты, доказательства выполнения и порядок эскалации;
контролировать трудовую и исполнительскую дисциплину, качество работы и соблюдение работниками должностных инструкций, цифровых ролей и обязательств по конфиденциальности;
обеспечивать замещение отсутствующих работников, непрерывность критических сервисов и передачу незавершенных кейсов, документов, доступов и рисков;
проводить оценку результативности работников, организовывать их обучение по НПА, студенческим сервисам, данным, коммуникации, информационной безопасности и ответственному ИИ;
вносить директору Департамента предложения по структуре, штатной численности, подбору, назначению, перемещению, поощрению и привлечению работников Отдела к дисциплинарной ответственности;
представлять Отдел во взаимодействии со структурными подразделениями, комиссиями, рабочими группами, обучающимися и внешними организациями в пределах полномочий;
проводить совещания и рабочие встречи по вопросам деятельности Отдела, обеспечивать фиксацию решений, ответственных и сроков исполнения;
рассматривать поступающие документы, обращения и материалы, определять исполнителей, приоритет и порядок работы, контролировать сроки и качество результата;
формировать годовой операционный план Отдела на основе Стратегии QAIRU, академического календаря, индикативного плана приема, прогнозируемого контингента, требований НПА и доступных ресурсов;
обеспечивать ведение карты процессов, каталога студенческих сервисов, сервисных карточек, матрицы ответственности, календаря обязательных операций, реестра рисков и дашборда показателей;
разрабатывать и актуализировать проекты внутренних нормативных документов, регламентов, инструкций, форм, контрольных листов и информационных материалов по вопросам компетенции Отдела;
составлять отчеты по государственным услугам «Восстановление и перевод студентов», «Выход в академический отпуск»;
осуществлять мониторинг изменений законодательства и инициировать приведение процессов, форм документов, цифровых систем и информационных материалов в соответствие;
организовывать прием по акту и реестру личных дел лиц, зачисленных в QAIRU, от Приемной комиссии после проверки комплектности и соответствия приказу о зачислении;
обеспечивать формирование, ведение, индексирование, защиту, инвентаризацию, закрытие и передачу в архив бумажных и электронных личных дел обучающихся;
контролировать комплектность личных дел по утвержденному контрольному листу, фиксировать недостающие документы и обеспечивать их получение в установленные сроки;
обеспечивать своевременное включение в личные дела документов, возникающих в период обучения, и соответствие сведений приказам и уполномоченным информационным системам;
организовывать учет выдачи оригиналов и временного доступа к личным делам, исключать несанкционированное копирование, передачу и использование документов;
обеспечивать закрытие личного дела после завершения или прекращения обучения и его передачу на архивное хранение по акту;
организовывать прием, регистрацию и проверку комплектности заявлений и документов по переводу, восстановлению, академическому отпуску, выходу из него, отчислению, изменению персональных данных и иным процедурам;
контролировать регистрацию приказов по контингенту, доведение решений до обучающихся и подразделений, а также синхронное обновление административного статуса в установленных информационных системах;
вести реестр движения контингента и обеспечивать регулярную сверку приказов, личных дел, данных Офиса регистратора, финансовой системы, LMS и государственных информационных систем;
не допускать изменения работниками Отдела оценок, GPA, транскриптов, экзаменационных ведомостей и иных академических записей, относящихся к независимому учету Офиса регистратора;
обеспечивать подготовку проектов приказов, писем, справок, подтверждений и иных документов по вопросам компетенции Отдела;
организовывать административное оформление командирования обучающихся и иных процедур, отнесенных внутренними документами QAIRU к компетенции Отдела;
организовывать формирование и проверку пакетов документов на вакантные образовательные гранты, государственные и именные стипендии, гранты Ректора и иные формы поддержки;
обеспечивать прозрачное информирование обучающихся о критериях, сроках, документах, порядке рассмотрения и обжалования по грантам, стипендиям и социальной поддержке;
передавать проверенные основания уполномоченным комиссиям и финансовому подразделению, не принимая финансовые решения вне предоставленных полномочий;
обеспечивать ведение реестров заявлений, решений и оснований предоставления поддержки, а также участие Отдела в сверке выплат;
обеспечивать конфиденциальность сведений о социальном положении и обработку только минимально необходимого объема данных;
обеспечивать корректное заполнение и своевременную передачу статистических и иных форм соответствующим государственным органам посредством утвержденных каналов передачи данных;
организовывать работу единого окна в личном кабинете, LMS, Service Desk и очной зоне обслуживания, обеспечивая альтернативный канал для лиц, испытывающих цифровые барьеры;
организовывать выдачу административных справок и подтверждений, в том числе в автоматизированной форме, с обязательной идентификацией получателя персональных данных;
обеспечивать понятные и мотивированные ответы, включая основания решения и порядок пересмотра или обжалования;

Требования:

Образование и опыт работы: высшее и (или) послевузовское образование; стаж работы по специальности или в организациях высшего и (или) послевузовского образования не менее 3 (трех) лет, включая опыт руководства работниками, координации процессов или проектов не менее 1 (одного) года.

Наличие ученой степени, звания, квалификации в области студенческих сервисов, управления данными, цифровой трансформации, проектного менеджмента или обеспечения качества является преимуществом.
Компетенции:

1) планирование, организация и контроль деятельности Отдела, распределение обязанностей, управление сроками, ресурсами, рисками и изменениями;

2) разработка и совершенствование сервисных процессов, регламентов, сервисных карточек, контрольных листов, матриц ответственности и показателей деятельности;

3) подготовка проектов приказов, решений, официальных писем, аналитических записок, отчетов и иных документов;

4) управление качеством данных, проведение сверок, анализ контингента, обращений и SLA, подготовка дашбордов, выводов и корректирующих мер;

5) уверенная работа с LMS, Service Desk, системами электронного документооборота, государственными и корпоративными информационными системами, информационной платформе ЕПВО, офисными и аналитическими инструментами;

6) руководство командой, постановка задач, контроль исполнения, обратная связь, обучение работников и формирование культуры уважительного студенческого сервиса;

7) межфункциональное взаимодействие, ведение переговоров, разрешение конфликтных ситуаций, рассмотрение жалоб и принятие обоснованных решений;

8) профессиональная этика, объективность, добросовестность, конфиденциальность, устойчивость к конфликту интересов, коррупционным и дискриминационным практикам;

9) владение государственным и русским языками, а также английским языком на уровне, необходимом для сопровождения иностранных обучающихся и исполнения должностных обязанностей.