Руководитель Офиса регистратора

• осуществлять общее руководство ОР и обеспечивать выполнение его цели, задач, функций, годового плана, академического календаря, сервисных стандартов, ключевых показателей деятельности (KPI), решений и поручений органов управления и руководства QAIRU;
• обеспечивать достоверность, полноту, своевременность, защищенность и прослеживаемость академической записи каждого обучающегося с момента зачисления до завершения обучения или прекращения образовательных отношений;
• распределять функции, процессы, полномочия и ответственность между работниками ОР, устанавливать контрольные точки, сроки, ожидаемые результаты, доказательства выполнения и порядок эскалации;
• утверждать рабочие задания, внутренние графики, матрицы замещения, графики дежурств и персональные планы работников ОР в пределах предоставленных полномочий;
• контролировать трудовую и исполнительскую дисциплину, качество работы, соблюдение должностных инструкций, цифровых ролей, требований конфиденциальности, этики и информационной безопасности;
• обеспечивать разделение обязанностей и двойной контроль критических академических изменений, не допускать единоличного инициирования, внесения и окончательного подтверждения одной операции одним работником;
• обеспечивать непрерывность критических процессов и замещение отсутствующих работников, организовывать документированную передачу дел, реестров, бланков, доступов, незавершенных задач и рисков;
• проводить оценку результативности работников ОР, организовывать их профессиональное развитие по вопросам законодательства, академической политики, цифровых систем, защиты данных и ответственного AI;
• вносить первому проректору предложения по структуре, штатной численности, функциональному распределению, подбору, назначению, перемещению, поощрению и привлечению работников ОР к дисциплинарной ответственности;
• представлять ОР и QAIRU в пределах полномочий во взаимодействии со структурными подразделениями, государственными органами, организациями образования, партнерами и иными заинтересованными сторонами;
• проводить совещания и рабочие встречи по вопросам компетенции ОР, обеспечивать фиксацию решений, ответственных, сроков, рисков и результатов исполнения;
• рассматривать поступающие документы, заявления, запросы и материалы, определять исполнителей, приоритет, порядок проверки и срок подготовки результата;
• определяет политику и порядок регистрации обучающихся на учебные дисцплины;
• организовывать разработку, согласование, публикацию и актуализацию порядка, календаря и инструкций по регистрации обучающихся;
• обеспечивать проверку актуального каталога дисциплин с указанием кредитов, результатов обучения, пререквизитов, форм обучения, преподавателей, лимитов мест и иных регистрационных параметров;
• организовывать предварительную, основную и повторную регистрацию и иные установленные процедуры регистрации;
• обеспечивать проверку пререквизитов, допустимой учебной нагрузки, последовательности освоения образовательной программы, лимитов мест и иных установленных ограничений;
• организовывать формирование и актуализацию ИУП совместно с обучающимися, эдвайзерами и академическими подразделениями;
• обеспечивать формирование академических групп, потоков и листов ожидания, прозрачное распределение мест и документирование изменений выбора дисциплин;
• организовывать консультирование обучающихся, эдвайзеров, преподавателей и работников по вопросам регистрации и индивидуальной образовательной траектории в пределах компетенции ОР;
• обеспечивать автоматизированную и документированную проверку конфликтов расписания по обучающимся, преподавателям, потокам и аудиториям;
• организовывать формирование расписаний консультаций, промежуточной и итоговой аттестации, повторного обучения и летнего семестра;
• обеспечивать своевременную публикацию утвержденного расписания промежуточной и итоговой аттестации, уведомление пользователей и сохранение оснований и истории его изменений;
• обеспечивать ведение единой академической записи обучающихся и неизменность истории учебных достижений;
• организовывать открытие и закрытие периодов внесения оценок, предоставление и прекращение прав доступа уполномоченным преподавателям;
• контролировать прием оценок только от уполномоченных лиц, полноту, формат, сроки и непротиворечивость представленных данных;
• обеспечивать расчет освоенных кредитов, GPA, академического рейтинга, академического статуса и иных установленных показателей по утвержденным методикам;
• организовывать формирование транскриптов, блокирование завершенных академических периодов, ведение и архивирование итоговых ведомостей;
• обеспечивать внесение исправлений в академическую запись исключительно на основании надлежаще оформленного решения с сохранением предыдущего значения, основания, автора, даты и времени операции;
• организовывать регулярную сверку данных академической ИС, LMS, первичных документов и иных источников истины, принимать меры по устранению выявленных расхождений;
• организовывать подготовку графиков, списков обучающихся, экзаменационных потоков, ведомостей и иных материалов промежуточной и итоговой аттестации;
• обеспечивать проверку выполнения формальных условий допуска к аттестации по данным утвержденных систем и решений уполномоченных органов;
• организовывать выдачу, регистрацию, контроль возврата и архивирование экзаменационных ведомостей и иных учетных форм;
• обеспечивать организационное сопровождение утвержденных форм контроля, включая цифровые, прокторинговые и резервные процедуры;
• обеспечивать регистрацию результатов апелляций, повторных экзаменов и решений комиссий, не вмешиваясь в решение по существу оценки;
• организовывать информационное и документальное сопровождение итоговой аттестации, работы аттестационных комиссий и фиксации их решений;

• Образование: высшее и/или послевузовское образование; стаж работы по специальности или в организациях высшего и/или послевузовского образования не менее 5 (пяти) лет, в том числе на руководящих должностях не менее 2 (двух) лет.

  Наличие ученой степени, ученого звания или профессиональных сертификатов в области управления образованием, проектного и процессного управления, анализа данных, информационной безопасности или менеджмента качества является преимуществом.

Компетенции:

1) системное управление академическими процессами и данными, понимание взаимосвязи образовательной программы, регистрации, оценивания, контингента, финансового статуса и выпуска;

2) планирование, организация и контроль деятельности ОР, распределение функций, полномочий и ответственности, управление сроками, ресурсами, рисками и пиковой нагрузкой;

3) руководство командой, постановка задач, оценка результатов, развитие работников и формирование культуры точности, сервиса, конфиденциальности и персональной ответственности;

4) проектирование и оптимизация процессов регистрации, расписания, аттестации, учета достижений, движения контингента и выдачи академических документов;

5) проверка академических данных, выявление расхождений и аномалий, организация сверки, документирование основания изменения и обеспечение полной прослеживаемости операций;

6) организация формирования ИУП, академических групп, потоков и расписаний с использованием автоматизированных проверок ограничений и конфликтов;

7) организация промежуточной и итоговой аттестации, контроля полноты ведомостей, протоколов комиссий, решений по апелляциям и выпускных данных;

8) подготовка аналитической, статистической и управленческой отчетности, работа с показателями успеваемости, академической задолженности, отсева, прогрессии и завершения обучения;

9) разработка ВНД, регламентов, инструкций, процессных карт, сервисных стандартов, матриц ответственности, контрольных листов и форм академического учета;

10) уверенная работа с академическими ИС, LMS, системами электронного документооборота, базами данных, офисными и аналитическими инструментами, разрешенными AI-инструментами;

11) организация межфункционального взаимодействия, разрешение разногласий и эскалация вопросов с документированным изложением фактов, позиций сторон и академического риска;

12) деловая коммуникация, консультирование обучающихся и работников, проведение совещаний, инструктажей и презентаций по академическим процедурам;

13) объективность, внимательность к деталям, стрессоустойчивость, добросовестность, конфиденциальность, устойчивость к давлению и конфликту интересов;

14) владение казахским, русским и английским языками на уровне, необходимом для исполнения должностных обязанностей и работы с академическими документами.