Руководитель организационного отдела / управляющий делами

Университет Талантов — образовательный центр по работе с талантливыми детьми и молодежью. Мы проводим профильные смены, образовательные интенсивы, мероприятия и программы, где важно не только содержание, но и сильная организационная основа: договоры, закупки, подрядчики, площадки, оборудование, документы, сроки и контроль исполнения.

Ищем руководителя организационного отдела — человека, который сможет держать в порядке организационно-хозяйственный и договорной блок, работать с подрядчиками, юристом, бухгалтерией, закупками и командой технического сопровождения.

Это роль для человека, который умеет не только ставить задачи, но и погружаться в детали: проверить приказ, уточнить лимит финансирования, согласовать техническое задание, проконтролировать подрядчика, вовремя увидеть риск и довести процесс до результата.

Чем предстоит заниматься

• Полный цикл договорной работы с подрядчиками (от сбора потребностей до закрывающих актов и контроля исполнения ТЗ).
• Управление закупками и материально-техническим обеспечением мероприятий (проверка заявок, обоснованности, лимитов финансирования).
• Контроль технического задания на всех этапах: площадки, питание, проживание, трансфер, оборудование.
• Документооборот мероприятий: формирование и проверка приказов, служебных записок, смет.
• Взаимодействие с юристом (согласование спорных условий) и бухгалтерией (оплаты, закрывающие документы, контроль расходов).
• Координация техников и организационных исполнителей, распределение задач, контроль подготовки площадок.
• Учет и контроль сохранности имущества, оборудования и остатков материалов.
• Выстраивание внутренних процессов отдела: чек-листы, зоны ответственности, контрольные точки.

Нам важно

• У вас есть опыт в административном управлении, организации мероприятий, закупках, договорной работе, хозяйственном или операционном сопровождении.
• Вы умеете работать с документами и не относитесь к ним формально: приказ, договор, техническое задание, акт, счет и служебная записка для вас — рабочие инструменты, а не «бумажки».
• Вы можете разговаривать с подрядчиком спокойно, но твердо: фиксировать договоренности, требовать результат, не терять сроки и не соглашаться на размытые формулировки.
• Вы понимаете, что организационный отдел — это не только «сделать красиво на мероприятии», но и обеспечить юридическую, финансовую и техническую корректность процесса.
• Вы умеете держать в голове несколько мероприятий одновременно и не терять детали: даты, площадки, договоры, поставки, ответственных, суммы, акты, оборудование.
• Вы готовы работать и головой, и руками: иногда нужно не только поставить задачу, но и самому проверить таблицу, открыть договор, позвонить подрядчику или доехать на площадку.
• Вы спокойно относитесь к динамичной работе: в мероприятиях бывают срочные изменения, и важно не паниковать, а быстро собирать факты и принимать решение.

Условия

• Оформление: первые 1,5–2 месяца работы — по договору ГПХ (гражданско-правовой договор) с испытательным сроком. Заработная плата в этот период выплачивается в полном объёме — 75 400 ₽ до вычета НДФЛ, без понижающих коэффициентов.
• После успешного прохождения испытательного срока — перевод в штат организации по трудовому договору (ТК РФ) с сохранением уровня дохода.
• Заработная плата: 75 400 ₽ до вычета НДФЛ (за полный отработанный месяц) + квартальное премирование по результатам работы.
• Выплаты 2 раза в месяц, «белая» заработная плата. График: 5/2.
• Работа в офисе в Казани (ул. Островского, 11/6), возможны выезды на мероприятия (ул. Малая Армавирская, 31А) и работы в выходные дни с компенсацией согласно внутреннему порядку.
• Отпуск, больничные и все социальные гарантии — после перевода в штат в соответствии с ТК РФ.

KPI для премии

• Своевременное оформление договоров, приложений, актов, приказов и закупочных документов.
• Отсутствие критических ошибок в договорах, приказах, суммах, сроках, адресах, ответственных и технических заданиях.
• Своевременное закрытие документов по подрядчикам и передача информации в бухгалтерию.
• Контроль исполнения технических заданий без критических срывов по вине организационного блока.
• Актуальный учет оборудования, материалов и остатков после мероприятий.