Бизнес-ассистент клиентского директора

О роли

Клиентский директор digital маркетинг агентства "ЛЭНД" ведёт несколько ключевых проектов агентства и отвечает за отношения с клиентами, координацию команд и результат по каждому направлению. Мы ищем ассистента, который возьмёт на себя операционную рутину этих проектов и высвободит директору время на стратегию и работу с клиентами. Задача ассистента — быть «правой рукой»: держать под контролем сроки, документы, коммуникации и статусы по всем проектам одновременно.

Обязанности

Операционное сопровождение проектов:

• Контроль статусов и сроков по каждому проекту, ведение единого трекера задач.
• Сбор статусов от проектных команд и подготовка сводок для директора.
• Отслеживание дедлайнов, напоминания ответственным, эскалация «горящих» вопросов.
• Помощь в приоритизации и распределении задач между участниками команд.

Документооборот:

• Ведение и систематизация проектной документации: договоры, приложения, акты, брифы, ТЗ.
• Контроль подписания и возврата закрывающих документов, взаимодействие с бухгалтерией/юристами по срокам.
• Архивирование и поддержание структуры файлов в порядке (единое хранилище, понятная навигация).
• Подготовка и оформление счетов, отчётов, презентаций для клиентов и партнёров.

Организация работы директора:

• Управление расписанием: планирование встреч, звонков, статус-митингов по проектам.
• Подготовка встреч: повестка, сбор материалов, техническая поддержка, протоколирование и фиксация договорённостей.
• Контроль исполнения решений, принятых на встречах.

Коммуникации:

• Обработка входящих запросов от клиентов по проектам, поддержание отношений.
• Координация с подрядчиками и внешними поставщиками, контроль их сроков и результатов.
• Обеспечение обмена информацией между директором, проектными командами и смежными отделами.

Аналитика и отчётность:

• Сбор данных по проектам, подготовка регулярных отчётов о ходе работ и финансовых показателях.
• Аналитические сводки с рекомендациями по улучшению процессов.

Дополнительно:

• Участие в стратегических сессиях, ведение протоколов.
• Предложение идей по оптимизации операционных процессов и повышению эффективности команд.

Требования

• Высшее образование (управление, маркетинг или смежные области).
• Опыт на позиции ассистента / проектного координатора / офис-менеджера от 1–2 лет, желательно в агентстве или проектной среде.
• Отличные организационные навыки, умение вести несколько проектов параллельно.
• Аккуратность в документах и внимание к деталям (документооборот — ключевая зона).
• Умение работать в многозадачном режиме и под давлением сроков.
• Уверенное владение MS Office и Google Workspace; знание таск-трекеров (Yougile) — плюс.
• Знание основ digital-маркетинга — преимущество.
• Ответственность, проактивность, самоорганизация.

Условия

• График: с 10:00 до 19:00, гибрид. 3-4 дня в комфортном офисе рядом с м.Текстильщики (Волгоградский просп., 45)
• Работа в команде с сильным клиентским директором и возможностью расти в проектного менеджера.