Специалист по документообороту и кадровому администрированию

Мы Pressfeed.ru — онлайн-сервис подписки на запросы журналистов. На сегодняшний день одна из крупнейших платформ для журналистов и экспертов в России.

С 2014 года помогаем экспертам публиковаться в СМИ, а журналистам — получать фактуру к готовящимся публикациям.

С 2020 года вся компания работает преимущественно в удалённом формате. Офис используется для хранения и обработки бумажных документов, получения корреспонденции, работы с оригиналами и административных задач.

У нас есть удалённая бухгалтерская компания, которая занимается бухгалтерским учётом, налоговой отчётностью, зарплатой, работой с 1С, УПД, актами, сверками и платежами.

Сейчас нам нужен сотрудник в Москве, который будет связующим звеном между удалённой бухгалтерией, сотрудниками компании, офисом, кадровым документооборотом и бумажными документами.

Какие задачи предстоят:

• Ведение кадрового документооборота компании: приемы, увольнения, переводы, отпуска, заявления, приказы и другие кадровые документы;

• Работа с кадровым электронным документооборотом (1С КЭДО): создание и отправка документов, контроль подписания, проверка задач в системе, взаимодействие с сотрудниками по кадровым документам;

• Взаимодействие с удалённой бухгалтерией по кадровым, бухгалтерским и документальным вопросам;

• Помощь в восстановлении и систематизации кадрового учета, если потребуется;

• Ведение графика отпусков, контроль заявлений и приказов по отпускам;

• Выполнение задач по воинскому учету;

• Оформление документов по ИП и самозанятым: договоры, акты, реестры, контроль чеков и комплектности документов;

• Контроль документооборота с клиентами и подрядчиками: приглашения в Диадок/Калугу, статусы документов, сканы, оригиналы, реестры;

• Проверка, что документы отправлены, получены, подписаны или переданы ответственным сотрудникам;

• Сканирование и распределение полученных оригиналов документов по папкам и электронным хранилищам;

• Ведение бумажного архива компании: раскладка документов по папкам, контроль порядка, поиск документов по запросу;

• Отправка документов клиентам, подрядчикам и сотрудникам Почтой России или курьерскими службами;

• Регулярная проверка абонентского ящика компании в почтовом отделении (первые два месяца, далее не будет необходимости, переносим почту в офис);

• Ведение реестра входящей и исходящей бумажной корреспонденции;

• Взаимодействие с отделом аренды БЦ: забирать и отдавать акты, счета и другие документы;

• Административная поддержка офиса: заказ бумаги, канцелярии, организация курьеров, взаимодействие с арендодателем и подрядчиками по офису;

• Готовность решать поставленные задачи как менеджер: организовывать сбор документов, уточнять статусы, напоминать ответственным, ездить в госорганы при необходимости;

• Участие в наведении порядка в процессах: вести реестры, чек-листы, помогать сделать так, чтобы документы не терялись и по каждому вопросу был понятен статус, обращаться к разработчикам с задачами по оптимизации процессов.

Что важно:

Бухгалтерский учет, налоговая отчетность, расчет зарплаты, платежи, проведение документов в 1С и бухгалтерские сверки остаются в зоне ответственности нашей удалённой бухгалтерской компании.

От нового сотрудника не требуется быть главным бухгалтером или самостоятельно вести бухгалтерию компании.

Нам нужен аккуратный и ответственный человек, который умеет работать с документами, сроками, сотрудниками, подрядчиками и офисными задачами, оптимизирует процессы. Важно, чтобы человек мог быть владельцем процесса: не просто “сделать задачу”, а довести её до результата и убедиться, что документ создан, отправлен, подписан, сохранён и его можно найти. Очень важны soft-skills, навыки делового общения с коллегами, клиентами и партнёрами, поддержание позитивной и конструктивной атмосферы в команде.

Какие навыки понадобятся:

• Опыт работы кадровиком, специалистом по кадровому делопроизводству, делопроизводителем, офис-менеджером, бухгалтером на первичке или помощником бухгалтера;

• Наличие профильного высшего образования;

• Понимание кадрового документооборота и базовых кадровых процессов;

• Опыт работы с КЭДО (1С);

• Опыт работы с ЭДО, Диадок, 1С или похожими системами будет преимуществом;

• Навыки ведения реестров, таблиц, папок, архивов и контрольных списков;

• Аккуратность в работе с документами и сроками;

• Умение общаться с сотрудниками, бухгалтерией, юристами, подрядчиками и госорганами;

• Владение MS Office, Яндекс/Google Документами и Таблицами;

• Грамотная устная и письменная речь;

• Самостоятельность, ответственность, внимательность к деталям;

• Готовность разбираться в новых задачах и работать по инструкциям;

• Проактивность, способность оптимизировать процессы;

• Умение не терять задачи и доводить их до результата.

Условия:

• Оформление в соответствии с ТК РФ;

• Полностью «белая» заработная плата;

• График работы 5/2, с 9:00 до 18:00;

• Испытательный срок — 3 месяца;

• Работа в офисе в Москве с возможностью частично работать удалённо после адаптации, если задачи по офису, почте и бумажным документам выполняются без сбоев;

• Офис — 15 минут от ст. м. Бабушкинская или ст.м. Свиблово;

• Также в первые два месяца нужно будет 1 раз в неделю проверять абонентский ящик в почтовом отделении (м. Бабушкинская или Медведково).