Бизнес-ассистент в VK

Ищем бизнес-ассистента в аппарат вице-президента для работы с документами, отчётностью, поручениями, календарём и внутренними коммуникациями. Вакансия требует высокой скорости работы в режиме мультизадачности, внимательности к деталям, умения работать с большим объёмом информации в сжатые сроки.

Задачи

• Организационная и административная поддержка вице-президента, аппарата, лидов ключевых направлений блока
• Ведение документов аппарата: отчётность, справки, доклады, презентации, протоколы, корреспонденция
• Подготовка материалов для встреч, совещаний и публичных выступлений вице-президента
• Сбор, проверка и структурирование информации от проектных команд
• Ведение регулярной, проектной и финансовой отчётности
• Фиксация поручений, распределение задач по ответственным, контроль сроков исполнения
• Работа во внутренних системах: Jira, Kaiten, Confluence
• Ведение календаря, организация встреч, подготовка повесток и follow-up по итогам
• Travel-поддержка: командировки, маршруты, документы, организационные вопросы
• Ведение внутреннего информационного канала: новости, дайджесты, анонсы, обновления по проектам

Требования

• Опыт работы референтом, бизнес-ассистентом, помощником руководителя от трёх лет
• Опыт работы в крупной корпоративной среде IT-компании с GR-контуром
• Понимание специфики взаимодействия с государственными структурами: сроки, объём задач, уровень формализации
• Умение работать с большим объёмом информации, быстро выделять главное и переводить разрозненные данные в понятную структуру
• Опыт контроля поручений: фиксация задач, ответственных, сроков, статусов и рисков
• Продвинутый Excel: сводные таблицы, сложные формулы, работа с массивами данных, диаграммы
• Уверенный PowerPoint: подготовка управленческих презентаций, схем, таймлайнов, визуализация информации
• Грамотная письменная речь, аккуратность в формулировках, внимательность к цифрам, датам и деталям
• Готовность работать в высоком темпе, с конфиденциальной информацией и большим количеством стейкхолдеров

Будет плюсом

• Опыт самостоятельной подготовки материалов для топ-менеджмента, рабочих групп, экспертных советов или встреч с внешними партнёрами
• Понимание базовой логики реализации IT-проектов, цифровых продуктов и проектного управления
• Понимание специфики продуктово-ориентированного подхода в IT-бизнесе
• Опыт ведения внутренних каналов, дайджестов или корпоративных рассылок

Ключевые качества

• Системность, высокая скорость работы, внимательность
• Самостоятельность, стрессоустойчивость, тактичность
• Умение держать контекст, контролировать сроки и доводить задачи до результата