Офис-менеджер с функциями делопроизводителя

В наш офис с большими окнами и комфортной атмосферой очень нужна хозяйка, которая окружит наших сотрудников заботой и вниманием. У нее все лежит по полочкам, она знает ответы на все хозяйственные вопросы, у нее есть все телефоны и все документы, которые нужны в нашей компании. Она всегда встречает гостей вкусным чаем-кофе и улыбкой. И за всем этим стоит четкость и системность выполнения задач, пунктуальность и ответственность.

Обязанности:

• Ежедневный мониторинг корпоративной электронной почты, первичная обработка, сортировка и распределение входящих писем по профильным специалистам.
• Ведение журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции, писем, доверенностей и других внутренних документов компании.

• Ведение внутреннего и внешнего ЭДО: работа с менеджерами договоров, получение бумажных оригиналов, регистрация, ведение договорной базы, ведение движения документов.

• Взаимодействие с подразделениями компании в филиалах, в том числе посредством Почты России (запрос оригиналов документов, подписание и архивация).

• Систематизация, учет и хранение документов (договоры, счета, акты), формирование дел в соответствии с номенклатурой.
• Отправка исходящей корреспонденции, работа с курьерскими службами (заказ, оформление, отслеживание доставки), посещение почтового отделения для получения и отправки почтовых отправлений.
• Распечатка необходимых документов, презентаций, материалов для встреч; брошюровка и переплёт готовых документов (использование брошюратора).
• Мониторинг состояния принтеров и МФУ, своевременный заказ расходных материалов (тонер, картриджи, бумага) у проверенных поставщиков, замена картриджей при необходимости.
• Работа на ресепшн, встреча и приветствие посетителей (заказчики, партнеры, соискатели), координация встреч с сотрудниками компании.
• Подготовка переговорной комнаты к встречам, обеспечение комфортных условий для гостей (предложение чая/кофе/воды).
• Поддержание чистоты и порядка в зоне ресепшн и кухонной зоне; мытье посуды (чашки, стаканы) после гостей; контроль работы кофемашины, своевременная ее очистка и уход за ней.
• Обеспечение офиса расходными материалами (канцтовары, вода, хозтовары), контроль запасов и своевременный заказ всего необходимого, заказ пропусков.
• Прием и передача документов/грузов от курьерских служб, контроль своевременности доставок.

• высшее образование,
• грамотная письменная и устная речь,
• опыт работы по делопроизводству и в ЭДО от 3 лет,
• знание английского языка (уверенное общение) будет вашим преимуществом.

• офис с большими окнами в историческом центре, удобно добираться (от метро курсируют шатлы),
• рабочий день с 9.00 до 18.00 без задержек,
• чай-кофе и кухня - все для комфортного пребывания в офисе,
• оформление по ТК.