Делопроизводитель / архивариус

Москва, улица Долгова, 6/1

Метро: Покровское

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции в электронной системе документооборот.
Присвоение регистрационных номеров, индексация документов согласно номенклатуре дел.
Контроль сроков исполнения поручений, приказов и договоров.
Формирование дел (подшивка, систематизация, нумерация листов, оформление обложек).
Контроль наличия подписанных экземпляров договоров, прошедших процедуру согласования.
Сверка финальной подписанной версии с согласованным проектом.
Напоминание инициаторам о необходимости сдачи подписанных договоров в архив (в т.ч. направление письменных уведомлений).
Сканирование бумажных договоров и приложений для создания электронных копий.
Работа в системе Битрикс.
Приём дел от подразделений на постоянное, долговременное и временное хранение.
Обеспечение физической сохранности документов (температурный режим, защита от повреждений, выдача дел во временное пользование).
Ведение архивных описей единиц хранения, учёт архивных документов в базе данных.
Исполнение запросов сотрудников, организаций и внутренних подразделений на выдачу документов.
Предоставление сканов документов из архива по запросу.
Подготовка и подача заявлений (по требованию юридического отдела) в государственные органы.
Заказ выписок из ЕГРН, ЕГРЮЛ и других реестров по запросу руководства

Требования:

Высшее/среднее профессиональное образование (делопроизводство, архивоведение, документоведение, юриспруденция)
Опыт работы от 1–2 лет (обязательно с ведением полного цикла делопроизводства и архива).
Знание нормативной базы: ФЗ «Об архивном деле», правил делопроизводства.
Владение программами: уверенный пользователь ПК (Word, Excel), опыт работы с СЭД (1С:Документооборот, Битрикс) или готовность к быстрому освоению.
Знание порядка составления номенклатуры дел, описей, актов на уничтожение.
Навыки работы с оргтехникой (сканер, принтер, переплетное оборудование).
Личные качества: высокая внимательность к деталям и усидчивость.

Системное мышление и аккуратность (склонность к порядку),

Умение работать с большим объемом бумажной и электронной информации.

Ответственность, соблюдение конфиденциальности (доступ к учредительным и кадровым документам