Руководитель секретариата

Санкт-Петербург, улица Бабушкина, 3

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Руководство руководство деятельностью секретариата, организация, координация и контроль его деятельности;
Обеспечение приема посетителей;
Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, документов, служебных записок и т.д., в том числе в программе 1С "Документооборот";
Регистрация приказов по организации;
Своевременное подписание документов у руководителя;
Ведение телефонных переговоров, прием и распределение телефонных звонков;
Организация служебных командировок руководителей и сотрудников подразделений, получение необходимых согласований командировок;
Оформление авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц для работников Общества;
Печать, тиражирование, копирование документов;
Отправка и получение корреспонденции (Почта России, курьерская служба) не менее 1 раза в неделю и по необходимости;
Работа в 1С "Документооборот".

Требования:

Высшее образование;
Опыт работы в данной должности не менее 3 лет;
Уверенный пользователь ПК (система Windows и её приложения Word, Excel, Outlook, электронный документооборот, информационно-поисковые системы Интернет) и другой оргтехники (принтер, сканер, факс);
Знание программы 1С Документооборот, БИТ. ОБЯЗАТЕЛЕН ОПЫТ РАБОТЫ В ЭДО.
Знание правил и норм составления документации, оформления деловых писем с использованием типовых форм, делопроизводство секретариата;
Соблюдение делового этикета, правил делового общения, служебной субординации;
Грамотная речь, развитые коммуникативные навыки;
Аккуратность, порядочность, ответственность, стрессоустойчивость, пунктуальность, деликатность и тактичность, приветливость и доброжелательность;
Дресс-код (офисный), представительный внешний вид;
Соблюдение норм и правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Опыт работы с ИИ приветствуется! Просьба указывать в резюме.