Офис-менеджер

ВАМ ПРЕДСТОИТ:

Документооборот и делопроизводство

• Обеспечение жизнедеятельности офиса канцелярия, продукты.
• Координирование работы специалиста клининга и водителя офиса.
• Встреча и размещение гостей в офисе.
• Организация командировок сотрудников офиса (приобретение билетов, бронирование гостиниц, издание приказа на командировку).
• Ведение документооборота (входящая/исходящая корреспонденция, переадресация эл.писем).
• Подготовка договоров, счетов на оплату по административной части.
• Другие поручения руководства.
• Заказ курьерских услуг для отправки документов за пределы г. Алматы.
• Сканирование, нумерация, распечатка и передача на подписание служебных писем, документов (по поручению директора, главного бухгалтера, менеджера по персоналу и прочее).

Поставщики и закупки

• Сбор заявок от сотрудников на канцелярские принадлежности, заказ питьевой воды, хозтоваров, мебели в офис.
• Отправка/получение закрывающих документов от поставщиков, счетов на оплату (в рамках помощи, не как основная обязанность). Возможна периодическая помощь, но только по согласованию со своим непосредственным руководителем.

Работа с договорами

• Ведение реестра договоров.
• Сохранение электронных копий договоров в общей папке на диске.
• Отправка договоров контрагентам.

Взаимодействие с офисом и IT

• Прием и координация приходящих людей в офис.
• Связь с администрацией Бизнес-центра по хозяйственным вопросам.
• Связь с провайдером (Билайн, Телеком), взаимодействие с IT-поддержкой по сбоям интернета , а также взаимодействие с поставщиком касательно ремонта оргтехники.
• Выполнение поручений директора ТОО, главного бухгалтера и менеджера по кадровому администрированию.

МЫ ОЖИДАЕМ:

• Знание специфики ведения документооборота;
• Знание устройства офиса и принципы его зонирования;
• Знание сферы деятельности и виды ответственности работников офиса;
• Знание основ документационного обеспечения управления и основы делопроизводства;
• Знание принципов организации снабжения офиса;
• Знание требований законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения;
• Опыт работы на аналогичной позиции 1-2 года;

МЫ ПРЕДЛАГАЕМ:

• Оформление согласно ТК РК;
• График работы: 5/2, с 08.00 до 17.00;
• Современный и комфортный офис;
• Максимум возможностей для профессиональной самореализации;
• Дружный коллектив, открытую корпоративную культуру.