Офис-менеджер/Помощник руководителя

Обязанности:

• Административное сопровождение офиса производственной компании:

• консультация и помощь сотрудникам по административным и организационным вопросам;

• контроль работы офисного и кухонного оборудования;

• контроль состояния помещений (освещение, кондиционирование, отопление) и оперативное взаимодействие со службой эксплуатации зданий;

• контроль службы клининга;

• контроль и размещение заказов товаров для АХО;

• координация заказа трансфера/такси для сотрудников.

• Общение с посетителями и их координация, контроль гостевого доступа:

• Встреча и приветствие посетителей производственной площадки (партнеры, поставщики, подрядчики, кандидаты);

• оповещение сотрудников о прибытии посетителей и координация встреч;

• проверка документов, удостоверяющих личность, фиксация данных в журнале учета посетителей (или электронной системе);

• выдача временных пропусков/бейджей, контроль их возврата при выходе посетителей;

• информирование посетителей о правилах поведения на производственной площадке (пропускной режим, требования безопасности, запретные зоны и т.п.);

• организация ожидания (чай/кофе, wi-fi-доступ, раздаточные материалы);

• взаимодействие с охраной/службой безопасности по вопросам доступа, спорным ситуациям, оповещению о визитах.

• Документальное обеспечение задач технического директора:

• ведение текущей документации службы технического директора;

• разработка новых внутренних документов (при необходимости);

• контроль сроков исполнения задач (поручений) технического директора;

• доведение приказов, распоряжений до сведения сотрудников, ознакомление с внутренними документами.

• HR функции:

• взаимодействие с кандидатами, приглашенными на собеседование (встреча, координация с техническим директором и руководителями подразделений), обратная связь по результатам;

• контроль ведения табелей учета рабочего времени;

• контроль и сопровождение обеспечения сотрудников спецодеждой.

Требования:

• Высшее образование;
• Грамотная письменная и устная речь,
• Понимание принципов документооборота;
• Знание основ кадрового делопроизводства;
• Владение ПК, Microsoft Office (Outlook, Excel, Word), Adobe Acrobat – на уровне продвинутого пользователя;
• Знание английского языка не ниже A2.
• Будет преимуществом:

• опыт работы в производственных компаниях;

• специальная подготовка (курсы, обучение по программам администрирования офиса, документооборота);

• опыт работы в 1С:Документооборот;

• опыт работы в с программами ИИ (DeepSeek, Chat GPT);

• опыт подготовки документов для контролирующих органов;

• опыт работы в правовых базах – Гарант, Консультант плюс.

• опыт работы с таск-менеджерами (Битрикс 24, Jira, Asana).

Условия:

• Оформление в соответствии с ТК РФ, «белая» зарплата;
• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00;
• Адрес офиса производственной площадки: Санкт-Петербург, п. Шушары, Витебский проспект, д. 155;
• Трансфер (такси) от ст. м. Купчино и обратно;
• Оформление полиса ДМС по результатам испытательного срока;
• Компенсация спортзала.

Ключевые навыки:

• Знание русского языка на продвинутом уровне;
• Владение ПК, Microsoft Office (Outlook, Excel, Word), Adobe Acrobat на уверенном уровне.

Личные качества:

• Пунктуальность, внимательность к деталям, ответственность, исполнительность, коммуникабельность инициативность;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Хозяйка офиса;
• Готовность постоянно совершенствовать профессиональные навыки, обучаться работе с новыми программами.