Помощник/ассистент руководителя

Вакансия: Ассистент Генерального директора / Помощник руководителя

Компания: крупная развивающаяся компания в сфере строительства, поставок, проектного управления и закупа.
Формат работы: полный рабочий день
Опыт работы: от 4 лет на смежной должности
Предпочтительно: опыт работы в крупных компаниях, строительных, торговых, производственных или проектных организациях.

Кого мы ищем

Нам требуется сильный, собранный и ответственный ассистент Генерального директора, который умеет не просто выполнять поручения, а держать в голове процессы, контролировать сроки, фиксировать договоренности, напоминать о важных задачах и помогать руководителю в ежедневной операционной работе.

Важно, чтобы кандидат понимал основы HR, документооборота, закупа, деловой коммуникации и мог быть надежной правой рукой руководителя.

Основные обязанности

1. Административная поддержка Генерального директора

• Ведение календаря руководителя: встречи, звонки, задачи, напоминания.
• Контроль исполнения поручений руководителя.
• Подготовка встреч, совещаний, переговоров.
• Фиксация договоренностей после встреч и контроль дальнейших действий.
• Организация командировок, бронирований, логистики и деловых поездок.
• Работа с входящими звонками, письмами, сообщениями и документами.
• Поддержание порядка в задачах, документах и рабочих процессах руководителя.

2. HR-функции

• Первичный поиск и отбор кандидатов.
• Размещение вакансий на площадках.
• Первичная коммуникация с кандидатами.
• Организация собеседований.
• Ведение базы кандидатов.
• Подготовка первичных HR-документов, заявок, анкет и служебных записок.
• Контроль выхода сотрудников на работу.
• Помощь в адаптации новых сотрудников.
• Контроль сроков испытательного периода, отпусков, больничных и кадровых вопросов совместно с бухгалтерией/кадровиком.

3. Документооборот

• Подготовка, сбор и систематизация документов.
• Ведение реестров договоров, счетов, актов, коммерческих предложений и заявок.
• Контроль подписания документов.
• Архивация документов в электронном и бумажном виде.
• Взаимодействие с бухгалтерией, юристами, подрядчиками, поставщиками и заказчиками.
• Контроль сроков по договорам, оплатам, закрывающим документам и обязательствам.

4. Закуп и снабжение

• Помощь в поиске поставщиков.
• Сбор коммерческих предложений.
• Первичное сравнение цен, условий поставки, сроков и наличия товара.
• Ведение таблиц по закупкам.
• Контроль статусов заявок, счетов, оплат, поставок и закрывающих документов.
• Коммуникация с поставщиками.
• Передача информации руководителю в понятном и структурированном виде.
• Участие в подготовке закупочных таблиц, сравнительных анализов и отчетов.

5. Организационная работа

• Контроль офисных процессов.
• Заказ канцелярии, хозяйственных товаров, расходных материалов.
• Контроль работы курьеров, подрядчиков и сервисных служб.
• Помощь в организации корпоративных мероприятий, встреч и презентаций.
• Поддержание делового порядка в офисе и рабочих процессах.

Требования к кандидату

• Опыт работы ассистентом руководителя, офис-менеджером, HR-ассистентом, координатором проектов или помощником директора — от 4 лет.
• Опыт работы в крупных компаниях будет преимуществом.
• Уверенное владение Excel / Google Sheets, Word / Google Docs, почтой, мессенджерами, календарями и CRM-системами.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Умение быстро разбираться в новых задачах.
• Понимание основ HR, документооборота и закупочных процессов.
• Высокая организованность, внимательность к деталям и исполнительность.
• Умение работать с конфиденциальной информацией.
• Умение фиксировать задачи, напоминать о сроках и доводить поручения до результата.
• Готовность быть на связи в рабочее время и оперативно реагировать на срочные рабочие вопросы по согласованному регламенту.

Личные качества

• Ответственность.
• Стрессоустойчивость.
• Системность.
• Деловая этика.
• Умение не терять важные детали.
• Инициативность.
• Быстрая обучаемость.
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Спокойная и профессиональная коммуникация.
• Умение соблюдать субординацию и конфиденциальность.

Будет преимуществом

• Опыт работы в строительной компании.
• Опыт работы с тендерами, закупками или снабжением.
• Опыт взаимодействия с поставщиками и подрядчиками.
• Опыт ведения реестров, таблиц, отчетов и управленческих документов.
• Понимание первичных бухгалтерских документов: счет, акт, накладная, договор, спецификация.
• Опыт работы с Bitrix24, amoCRM, 1С или аналогичными системами.
• Опыт подбора персонала на административные, строительные, снабженческие или офисные позиции.

Условия

• Работа в стабильной развивающейся компании.
• Прямое взаимодействие с Генеральным директором.
• Возможность профессионального роста.
• Участие в реальных бизнес-процессах компании.
• Официальное трудоустройство.
• Конкурентный уровень заработной платы по итогам собеседования.
• Испытательный срок — по согласованию.

Что важно для нас

Нам нужен не просто исполнитель, а человек, который умеет держать порядок в информации, сроках, документах и задачах. Ассистент должен помогать руководителю видеть полную картину, вовремя напоминать о важных вопросах, фиксировать нюансы и не допускать потери информации.

Кандидат должен быть надежным, внимательным, деловым и способным работать в темпе руководителя.