Операционный менеджер по открытию сети бутик отелей

Уважаемые кандидаты!

Перед откликом на вакансию, пожалуйста ознакомьтесь со стратегией профессионального роста внутри компании с указанной позиции.

Подготовка к открытию (pre‑opening) 2-х объектов.

Координация со строительной командой и приёмка первых двух объектов:

• обеспечить операционную готовность объекта/ов совместно со строительной командой;
• участвовать в комиссионной приёмке помещений от застройщика/генподрядчика;
• фиксировать строительные и эксплуатационные дефекты, выставлять рекламации генподрядчику и поставщикам, контролировать устранение недочётов.

Планирование операционной деятельности:

• разработать и реализовать комплексные планы операционной деятельности, графики и пр..;
• участвовать в программе «Soft Opening» объекта/ тестовом заезде (техническом и сервисном), анализировать и дорабатывать выявленные сбои;
• запустить и протестировать:
• лифты, системы ОВиК (отопление, вентиляция, кондиционирование);
• слаботочные системы (Wi‑Fi, ТВ, замки);
• PMS (систему управления отелем) и другие системы.
• после передачи объекта от строительной бригады взять на себя операционную ответственность за открывающийся объект;
• отвечать за все операционные закупки для каждого объекта (FF&E, OS&E, мебель, оснащение, укомплектованность объектов, постельное бельё, униформа и т. д.);
• участвовать в разработке спецификаций закупок в соответствии со стандартами бренда, целями устойчивого развития и бюджетом;
• вести переговоры с поставщиками и подрядчиками, создать систему предпочтительных поставщиков;
• организовать склад временного хранения, обеспечить приёмку товаров и настроить систему инвентарного учёта;
• контролировать закупку, доставку и монтаж всего необходимого для отеля;
• выбирать ключевых аутсорсинговых партнёров (клининг, охрана, прачечная, дератизация), подписывать контракты.
• руководить процессом подбора персонала (от руководителей отделов до рядовых сотрудников) в сотрудничестве с отделом персонала;
• подготовить новых управляющих объектами к передаче операционной деятельности — предоставить полную документацию;
• определить организационную структуру и требования к персоналу для каждого открываемого объекта;
• сформировать команду, разработать графики сменности и технологические карты зон обслуживания;
• разрабатывать и актуализировать внутренние регламенты сети.
• разрабатывать и адаптировать операционные стандарты (СОПы) для всех служб отеля;
• установить СОПы для всех отделов: стойки регистрации, уборки номеров, общественного питания, технического обслуживания и обслуживания гостей;
• совместно с директором по сервису организовать обучение и тренинги по стандартам бренда, СОПам, пожарной безопасности, оказанию первой помощи;
• провести «сухие» тренировки службы приёма и ресторана до заезда гостей;
• контролировать программы обучения, вводные инструктажи и интеграцию команды в корпоративную культуру;
• настроить системы управления недвижимостью (PMS), платформы бронирования и операционную инфраструктуру;
• оцифровать номерной фонд, загрузить тарифы в PMS, меню ресторана;
• начать приём бронирований, подключить к OTA (Яндекс Путешествия, Островок), подписать корпоративные договоры ещё на стадии стройки;
• контролировать целевое использование инвестиционного бюджета на оснащение (CAPEX) и операционных затрат до открытия (OPEX: зарплата команде запуска, маркетинг, тревел‑расходы);
• вести реестр платежей и контрактов в рамках бюджета открытия (строительство, оснащение, персонал, маркетинг запуска);
• готовить еженедельные дашборды о ходе готовности объекта и бюджетных отклонениях;
• ежемесячно готовить сводный отчёт для СЕО: освоение бюджета, прогноз завершения, критические риски. Переход на должность управляющего отелем «Санаториум»:
• руководить предварительным и официальным открытием объекта;
• обеспечивать соответствие качества обслуживания гостей стандартам бренда;
• организовывать процесс для обкатки всех служб, выявлять узкие места;
• проводить ежедневные оперативные совещания с руководителями подразделений, разбирать инциденты и жалобы гостей;
• поддерживать высокое качество работы, удовлетворённость гостей и контролировать затраты;
• подготовить итоговый отчёт: финансовое закрытие проекта запуска, отчёт об освоении pre‑opening бюджета перед собственником;
• отслеживать показатели прибыли и убытков.

Требования к кандидату и квалификация

• Минимум 10 лет опыта работы в сфере управления отелями, включая как минимум 3 полных проекта по подготовке к открытию, от оперативной организации до запуска. Приветствуется опыт в строительстве недвижимости, управлении апарт- отелями, базами отдыха или санаториями.
• Доказанный опыт управления прибылью и убытками нескольких объектов и достижения бюджетных целей.
• Опыт оперативного снабжения: разработка спецификаций, проведение тендеров, управление отношениями с поставщиками и своевременное и бюджетное осуществление закупок.
• Опыт создания гостиничных команд с нуля — определение структуры, найм, обучение и внедрение корпоративной культуры.
• Знание позиционирования бутик-отелей, дизайнерских отелей или отелей в стиле luxury lifestyle является преимуществом.
• Знание английского языка (разговорный уровень). Ежедневное общение/ переписка на английском языке.

Навыки и компетенции

Способность создать отель с нуля и обеспечить безупречное открытие — в срок и в соответствии со стандартами.

Глубоко понимать прибыли и убытки отеля, бюджетирования, прогнозирования и контроля затрат.

Комплексный опыт закупок по всем операционным категориям. Управление закупками и поставщиками.

Владение системами управления отелями, платформами закупок и инструментами отчетности.

Личные качества

Предпринимательский склад ума, уметь быстро адаптироваться в развивающейся организации.

Командный игрок, умение выстроить вокруг себя правильных людей, нацеленных на результат и работу с гостями.

Уметь принять решение в неопределенных, ответственных условиях на этапе подготовки к открытию.

Уметь стать лидером для будущих команд. Способный создавать высокоэффективную корпоративную культуру.

Быть внимательным к деталям в обслуживании гостей.

Условия:

Оформление по ТК РФ;

5-дневная (пн.- пт.) 8-ми часовая рабочая неделя с плавающими часами начала работы. Быть готовым к переработкам (компенсируемым) на стадии открытия отеля/ей.

Место работы: первоначально офис в ЦАО в г. Москве. Далее на объекте, (район Калужского шоссе и Мневники).

Готовность к регулярным выездам на объект (до 40 км от МКАД).

ДМС после испытательного срока.