Координатор/Секретарь отдела

Если вы любите порядок, умеете держать всё под контролем и находите радость в том, чтобы помогать команде работать слаженно — эта вакансия для вас! Мы ищем Координатора/Секретаря отдела контроля качества и пищевой безопасности, который станет незаменимым связующим звеном между подразделениями и обеспечит эффективную работу отдела.

Ваши задачи:

• Составлять графики, контролировать сроки сдачи отчетов, проводить сбор необходимой информации
• Обеспечивать эффективное взаимодействие с другими подразделениями, координировать действия с другими подразделениями по вопросам, непосредственно касающихся деятельности отдела
• Вести работу документооборота 1С: ДО, включая создание, заведение и согласование документов (договора, дополнительные соглашения, заявки и т.д.)
• Вести работу финансового документооборота 1С: ЕРП, включая заведение, обработку и согласование заявок на оплату (счета, заказы, счет-фактуры, накладные), согласно бюджету
• Вести работу в иных внутренних специализированных программах Компании
• Формировать служебные записки по необходимости или по запросу
• Подготавливать письма/ответы на письма по необходимости или по запросу
• Вести работу по планированию и формированию служебных командировок сотрудников отдела, включая подготовку отчетных документов по результатам служебных командировок и контроль полного цикла командировочного процесса
• Вести учет и хранение документации отдела, организовывать их передачу внутри отдела и другим подразделениям
• Вести учет и контроль документации сотрудников отдела (табели учета рабочего времени, отпуска и т.д.)
• Организовывать рабочие совещания и другие мероприятия отдела, оформлять протоколы по итогам совещания
• Обеспечивать отдел набором уставных документов (инструкций, приказов и других уставных документов)
• Координировать работу сотрудников отдела, вести контроль выполнения поставленных задач в установленный срок
• Обеспечивать отдел потребностями, заказ и контроль получения канцелярских принадлежностей, техники и других необходимых ресурсов, согласно бюджету
• Осуществлять контроль за рабочим календарем руководителя и сотрудников отдела
• Вести работу по обработке входящей и исходящей корреспонденции
• Выполнять поручения в рамках служебных поездок по согласованию с руководителем
• Соблюдать меры по неразглашению персональных данных, коммерческой тайны и другой конфиденциальной информации, ставшей известной/доступной в процессе трудовой деятельности
• Осуществлять иные служебные поручения руководства в рамках должностных обязанностей.

Наши ожидания:

• Высшее образование
• Опыт работы на аналогичной позиции от 1 года
• Уверенное владение офисными программами (Word, Excel, PowerPoint, 1С)
• Отличные навыки коммуникации и умение работать в команде
• Внимательность к деталям, организованность, ответственность, исполнительность, конфиденциальность
• Способность быстро ориентироваться в большом объёме информации
• Грамотная устная и письменная речь

Условия и преимущества:

• Современный офис в шаговой доступности от метро Полянка, Октябрьская
• Комфортные условия в офисе: кафетерий, кофе-поинты
• Полная занятость с графиком работы 5/2, офис
• Соблюдение всех социальных гарантий с соответствии с ТК РФ
• Проекты федерального и национального масштаба
• Возможности для профессионального и карьерного роста

О компании RBE Group — российская многопрофильная компания с более чем 40 000 сотрудников, признанный лидер в сфере общественного питания и сервиса. Мы ценим профессионализм, поддерживаем развитие сотрудников и создаём условия для карьерного роста. Присоединяйтесь к команде экспертов и станьте частью большого успеха вместе с RBE Group!