Офис-менеджер

Мы ищем ответственного, с высокой степенью самостоятельности, организованного офис‑менеджера для обеспечения эффективной работы офиса.

Если вы умеете держать в голове множество задач, внимательны к деталям и любите наводить порядок в процессах — будем рады видеть вас в нашей команде!

Что предстоит делать:

• Организовывать деловые поездки:

  • покупать авиа‑ и ж/д‑билеты;

  • бронировать гостиницы.

  • вести личный кабинет корпоративного сервиса покупки билетов: (вносить и изменять данные сотрудников, отслеживать и пополнять баланс,

    формировать отчётность по поездкам).

• Обрабатывать входящую/исходящую корреспонденцию:

  • регистрировать письма и документы;

  • распределять корреспонденцию по адресатам;

  • отправлять почту через почтовую службу и курьерские сервисы.

• Заказывать канцелярские товары для офиса .

• Организовывать поздравления:

  • планировать и организовывать поздравления клиентов с важными датами;

  • закупать подарки и организовывать их доставку.

• Работать с договорами и доверенностями:

  • регистрировать договоры и вести журнал регистрации;

  • передавать договоры в бухгалтерию;

  • создавать, подписывать и отправлять общие доверенности и договоры на автомобили для сотрудников.

• Контролировать финансовые процессы:

  • следить за сроками оплаты поставщикам товаров (согласно спецификациям) и услуг (согласно договорам);

  • проводить приходные документы от поставщиков товаров и услуг;

  • контролировать своевременное поступление закрывающих документов;

  • запрашивать недостающие документы у поставщиков;

  • проводить акты сверки.

• Работать с системами учёта и ЭДО:

  • загружать поступления товаров из «Контур.Диадок»;

  • реализовывать товары в «1С» и «Контур», выполнять маркировку с наполнениекодов для отражения в «Честном Знаке»;

  • выгружать данные в «Контур.Диадок»;

  • выписывать доверенности на получение товара;

  • отправлять документы по электронному документообороту (ЭДО).

Мы ждём, что Вы:

• имеете опыт работы офис‑менеджером или на аналогичной позиции от 1 года;

• уверенно работаете с ПК, пакетом Microsoft Office, программами «1С», «Контур.Диадок» и другими системами электронного документооборота;

• знаете основы делопроизводства и документооборота;

• умеете грамотно планировать своё время и расставлять приоритеты при выполнении нескольких задач одновременно;

• внимательны к деталям, аккуратны и ответственны;

• обладаете хорошими коммуникативными навыками и умеете выстраивать рабочие отношения с коллегами и контрагентами;

• грамотно пишете и говорите.

Мы предлагаем:

• стабильную работу в стабильной компании;

• официальное оформление по ТК РФ;

• конкурентную заработную плату, без задержек;

• график работы: 5/2, с 9 до 18 (уточняется);

• комфортный офис в Москве (Бизнес центр "Сетунь Плаза");

• возможности для профессионального и карьерного роста;

• корпоративное обучение и поддержку со стороны команды;

• работу с лояльным и эмпатичным руководителем.