Бизнес-ассистент/ Секретарь-референт (Управление администрирования офиса)

Мы ищем надёжного и инициативного помощника для акционера - генерального директора крупной компании. Ваша роль будет ключевой в обеспечении эффективной работы руководителя и оптимизации бизнес-процессов. Вы станете «правой рукой» генерального директора, обеспечивая комплексную поддержку его деятельности.

1. Персональное сопровождение руководителя:

▪ Выполнение поручений генерального директора;

▪ Ведение личного и рабочего календаря руководителя, оптимизация графика;

▪ Подготовка к встречам и переговорам: сбор материалов, анализ информации, формирование досье;

▪ Подготовка запросов, распоряжений, писем, приказов и служебных записок от имени генерального директора;

▪ Составление аналитических справок и кратких отчётов для принятия управленческих решений;

▪ Ведение и актуализация списка деловых контактов руководителя;

▪ Работа с корреспонденцией руководителя.

2. Координация взаимодействия и контроль исполнения:

▪ Выстраивание единого календаря встреч, звонков и событий по Компании в Битрикс24;

▪ Обеспечение информационного взаимодействия с деловыми партнёрами;

▪ Контроль исполнения задач, поставленных генеральным директором: напоминание ответственным о сроках, сбор статусов, формирование сводок;

▪ Взаимодействие с секретариатом компаний, управляющим персоналом и заместителями генерального директора для синхронизации рабочих процессов;

▪ Организация командировок (бронирование билетов и гостиниц).

3. Организация коммуникаций и мероприятий:

▪ Приём и распределение телефонных звонков;

▪ Встреча и ориентация посетителей, обеспечение комфортного приёма гостей;

▪ Бронирование переговорных комнат и организация пространства для встреч;

▪ Планирование и координация крупных внутренних мероприятий и встреч с партнёрами с участием генерального директора.

Требования к кандидату:

Мы ожидаем от кандидата не просто выполнения задач, а проактивной позиции в поддержке работы генерального директора:

● Высшее образование;

● Опыт работы личным ассистентом, секретарём руководителя от 1 года;

● Уверенное владение Microsoft Office и Bitrix24;

● Знание делового этикета и правил делопроизводства;

● Навыки аналитической работы: сбор, обработка и структурирование информации для руководителя;

● Умение составлять протоколы и справки с выделением ключевых решений и поручений;

● Организованность и пунктуальность;

● ответственность, исполнительность, стрессоустойчивость;

● готовность работать в одном темпе с руководителем, оперативно реагировать на изменения;

● позитивный взгляд на жизнь;

● владение иностранным языком (уровень B2 и выше) — будет преимуществом.

Условия работы:

● официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ;

● рыночная ставка оплаты труда: ежемесячный оклад + премия за участие в проектах + ежегодная премия (зависит от успеха компании);

● работа в комфортном офисе рядом с метро (5 минут от м. Беговая);

● возможности профессионального и личного роста: вы будете непосредственно участвовать в ключевых процессах компании;

● участие в корпоративных переговорах разного уровня;

● непосредственное общение с бенефициарами компании и топ-менеджментом;

● работа в молодой, энергичной команде с сильной корпоративной культурой (сочетание опыта наставников и современных подходов).

Почему стоит присоединиться?

Эта позиция даёт уникальный шанс:

✔ получить глубокое понимание бизнес-процессов на уровне топ-менеджмента;

✔ развить навыки стратегического мышления и проектного управления;

✔ стать частью команды, влияющей на развитие компании.