Бизнес-ассистент руководителя / операционный координатор

Бизнес-ассистент, который снимает с руководителя операционные задачи, держит контроль процессов и доводит дела до результата. Прямое подчинение собственнику. СПб, Парголово, 5/2

О работодателе

Предприниматель с 20-летним опытом, несколько действующих направлений в Санкт-Петербурге: сеть кулинарий (в планах расширение), ресторан-кальянная, коммерческая недвижимость, IT. В команде есть управляющий директор, финансовый контролёр, водитель-помощник, линейные сотрудники и подрядчики. Решения принимаются быстро, общение прямое и по делу.

Работа затрагивает несколько направлений бизнеса одновременно — нужен человек, который умеет вести несколько проектов параллельно, удерживать сроки и доводить каждый до результата. Приоритеты могут меняться в течение дня, поэтому важны гибкость и умение быстро перестраиваться.

Зачем нужен ассистент

Главная задача — снять с руководителя операционные задачи и высвободить его время и внимание для стратегии, развития бизнеса и запуска новых проектов. Нужен человек, который умеет думать, фиксировать, контролировать, искать решения и доводить поручения до результата — самостоятельно, без постоянного контроля.

Что предстоит делать

• Вести календарь, встречи, напоминания и контроль сроков.
• Письменно фиксировать поручения и контролировать их исполнение по сотрудникам и подрядчикам.
• Готовить таблицы, списки, краткие аналитические сводки.
• Искать товары, услуги, подрядчиков, помещения, людей и варианты решений — всегда несколько вариантов на выбор, а не один.
• Общаться с подрядчиками и поставщиками от лица руководителя по готовым ТЗ, сопровождать заказы: оплата, доставка, документы, статусы.
• Получать и передавать документы и заказы, иногда с выездом по городу.
• Вести документооборот, наводить порядок в информации.
• Решать логистические и организационные задачи под ключ.
• Участвовать в подборе и онбординге сотрудников; протоколировать встречи и фиксировать договорённости.
• Личные поручения руководителя: бронирования, билеты, записи, поиск нужных мест, людей и дат.

Принципы работы

• Результат, а не процесс. Задача выполнена, когда получен результат. «Я написал письмо» или «я позвонил» — не результат. Результат — получен ответ, согласована поставка, найден подрядчик, организована встреча, решён вопрос.
• Скорость и обратная связь. Если задача требует уточнений или возникают сложности — сообщаете сразу, а не спустя несколько дней.
• Прозрачность. Риски и проблемы озвучиваете заранее и с вариантами решения.
• Готовая информация в сообщении. Доносите по схеме: контекст → что сделано → варианты → цифры → рекомендация → дедлайн. Сразу готовое и целиком, в одном сообщении.

Кто нам подходит

• Самостоятельность: берёте задачу и доводите до результата без напоминаний.
• Надёжность по срокам: держите все задачи на контроле и соблюдаете дедлайны; о любом риске срыва предупреждаете заранее.
• Системность: умеете превращать хаос в порядок — ведёте списки, таблицы, напоминания и держите контроль, когда одновременно идёт несколько проектов.
• Многозадачность: быстро переключаетесь между разными типами задач и держите под контролем несколько процессов одновременно.
• Работа с неполной информацией: задаёте правильные вопросы и быстро уточняете детали.
• Коммуникация: грамотно пишете и говорите, уверенно работаете с Google Таблицами, документами и мессенджерами; корректны с подрядчиками, сотрудниками и внешними людьми.
• Дисциплина связи: на связи в рабочее время, о своём статусе сообщаете сами.
• Конфиденциальность: понимаете, что рабочая информация — финансы, переписка, подрядчики — остаётся внутри компании.

Роль для вас, если

• О проблемах сообщаете сразу и заранее, с вариантами решения.
• Доносите готовое в сообщении — целиком, а статусы и сроки держите прозрачными.
• Работаете самостоятельно, по результату, и сами держите задачи в движении.
• Сначала понимаете смысл задачи, затем выполняете.
• Соблюдаете сроки и о риске срыва предупреждаете заранее.
• Держите дела и финансы руководителя внутри компании.
• Спокойно переключаете приоритеты и держите несколько фронтов сразу.

Требуемый опыт

• Обязательно: опыт работы помощником руководителя, бизнес-ассистентом, операционным координатором, офис-менеджером или администратором — от 1 года.
• Сильный плюс: опыт у мульти-проектного собственника или в роли правой руки / операционного менеджера малого бизнеса; бэкграунд в HoReCa, ритейле, недвижимости, закупках, логистике.
• Плюс: техническая грамотность (оборудование, сметы), опыт работы с подрядчиками и чтения договоров, права категории B и готовность к разъездам, уверенный Excel.
• AI-инструменты — сильный плюс: уверенное использование для поиска информации, подготовки текстов, анализа и ускорения рутинных задач.

Что мы предлагаем

• Прямое взаимодействие с собственником и реальное влияние на процессы, а не формальную должность.
• Понятная зона ответственности и самостоятельность в её рамках.
• Рост по доходу и зоне ответственности при сильном результате; при инициативе в проектах открываются управленческие позиции.
• Оборудованное рабочее место в офисе.

Условия

• Оклад от 80 000 ₽ на старте. Для ассистента, который самостоятельно закрывает задачи и снимает нагрузку с руководителя, доход пересматривается по результатам работы. Ориентир для сильного сотрудника — от 100 000 ₽ и выше.
• Офис в Санкт-Петербурге, Парголово. График 5/2, ориентировочно с 11:00 до 20:00; возможны редкие задержки.
• Выплаты 2 раза в месяц. Испытательный срок 1 месяц, оплачивается полностью.
• Оформление обсуждается с финальным кандидатом.

Как проходит отбор

1. Отклик и резюме с ответами на вопросы ниже.
2. Короткий созвон, 10–15 минут — знакомство.
3. Встреча с руководителем в офисе (Парголово), 40–60 минут.
4. Для финалистов возможен оплачиваемый пробный день.

В отклике ответьте коротко

1. Сколько проектов или направлений вели параллельно и как держали их под контролем.
2. Случай, где вы заметили проблему раньше руководителя и что сделали.
3. Какими инструментами планирования и учёта пользовались регулярно: Excel, Google Таблицы, CRM, таск-менеджеры?
4. Откуда планируете ездить в офис и сколько занимает дорога до Парголово в час пик.
5. Ожидания по доходу.

Ответим кандидатам, которые прошли первый этап отбора.