Помощник/ассистент руководителя

Описание вакансии

Дом Гирлянд — монтажная организация в сфере освещения и благоустройства участков.

С 2021 года мы работаем с частными и коммерческими объектами в Москве и Московской области: украшаем дома и участки, проектируем фасадное, архитектурное и ландшафтное освещение, устанавливаем системы автополива.

Что важно знать о нас:

• делаем продукт, которым можно гордиться

• более 800 реализованных объектов

• рейтинг 5,0 на Яндекс.Картах можно посмотреть в блоке “видеоотзывы” на нашем сайте

• работаем с 2021 года

• выстроена система обучения сотрудников

• работаем по регламентам, стандартам качества и внутренним процессам

Сейчас мы ищем помощника руководителя.

Это роль для человека, который любит порядок в цифрах, задачах, таблицах и процессах. Нужно помогать держать под контролем операционную работу компании: отдел продаж, финансы, учёт, документы, оплаты и административные задачи.

О должности

Нам нужен помощник, который возьмёт на себя часть регулярного контроля и учёта.

Основной фокус должности:

• аудит и контроль отдела продаж
• ведение учётных таблиц финансового отдела
• работа с МойСклад, amoCRM и таблицами
• фиксация выездов замерщиков и монтажников
• контроль оплат, счетов, зарплатных таблиц
• помощь с техническими и административными задачами

Это человек, который помогает системе работать без хаоса: проверяет, фиксирует, напоминает, уточняет и доводит задачи до результата.

Чем предстоит заниматься

1. Контроль отдела продаж

• проверять корректность ведения сделок в CRM
• контролировать заполнение нужных полей и статусов
• проверять, зафиксированы ли договорённости с клиентами
• отслеживать просроченные задачи и незакрытые этапы
• помогать руководителю видеть, где в отделе продаж есть ошибки или потери
• готовить простые отчёты по продажам, задачам и статусам
• напоминать менеджерам о необходимости внести данные или закрыть задачу

2. Финансовый учёт и таблицы

• вести и обновлять учётные таблицы
• работать с зарплатной ведомостью
• фиксировать выезды замерщиков и монтажников
• проверять данные по оплатам, счетам и начислениям
• вносить информацию по расходам и платежам
• помогать с оплатой счетов и контролем статусов оплат
• сверять данные между таблицами, МойСклад и внутренними системами

3. Административные и технические задачи

Иногда будут задачи из административного и digital-блока, например:

• починить или настроить телефонию через подрядчика
• купить или подключить новый номер
• передать задачу техническому специалисту и проконтролировать выполнение
• выложить пост в соцсети
• внести простые правки на сайте в Tilda
• смонтировать короткое видео для соцсетей или передать задачу монтажёру
• найти информацию, оформить таблицу, подготовить файл
• помочь с организационными задачами

Нам подойдёт человек, который

• внимателен к деталям
• любит порядок в таблицах и данных
• умеет работать с повторяющимися задачами
• не боится проверять и уточнять информацию
• спокойно коммуницирует с менеджерами, подрядчиками и сотрудниками
• умеет фиксировать договорённости
• доводит задачи до результата
• не теряется, если нужно разобраться в новой системе или сервисе
• умеет работать по инструкции

Важно

В этой роли много контроля, сверок и внимательности.

Нужно не просто «внести данные», а заметить, если что-то не сходится:
не заполнено поле, нет статуса, не зафиксирован выезд, не внесена оплата, не закрыта задача, потерялась договорённость.

Подойдёт человек, которому комфортно работать в связке с руководителем, быть правой рукой в операционных задачах и помогать держать процессы под контролем.

Требования

Обязательно:

• уверенное владение ПК: Excel / Google Таблицами, CRM и онлайн-сервисами
• внимательность при работе с цифрами и данными

Будет преимуществом:

• опыт работы помощником руководителя, ассистентом, координатором или офис-менеджером
• опыт работы с МойСклад
• опыт ведения финансовых или зарплатных таблиц
• опыт контроля отдела продаж
• опыт работы в Tilda: простые правки, публикация блоков, замена текста и изображений
• базовый навык монтажа коротких видео для соцсетей

Личные качества

Для нас важны:

• ответственность
• внимательность
• системность
• аккуратность
• исполнительность
• инициативность
• спокойная коммуникация
• умение доводить задачи до конца

Что мы предлагаем

• работу в компании с понятным продуктом и сильной командой
• задачи, которые напрямую влияют на порядок в бизнесе
• обучение внутренним процессам и системам
• возможность карьерного роста