Руководитель административно-хозяйственного отдела

КлеверПарк — компания №1 в реализации сложных и масштабных парковочных решений (согласно премии, врученной в рамках СПАФ-25), ищет в команду Руководителя административно-хозяйственного отдела для обеспечения бесперебойной жизнедеятельности офисов Компании и комплексного администрирования операционных процессов.

Чем предстоит заниматься:

• Сопровождение деятельности Бэк-Офиса: организация и контроль работы сотрудников АХО, разработка регламентов, стандартов работы и контроль их выполнения;
• Обеспечение жизнедеятельности корпоративных пространств: организация бесперебойного снабжения офисов (канцелярия, вода, чай/кофе), взаимодействие с БЦ и подрядчиками, организация переездов и ремонтов;
• Бюджетирование и отчетность: формирование, планирование и контроль исполнения ежеквартального бюджета Бэк-офиса, аналитических отчетов о работе подразделений Бэк-офиса (KПЭ, объемы задач, эффективность), подготовка дополнительной отчетности в Google-таблицах по запросу руководителя;
• Сопровождение корпоративных изменений: взаимодействие с банками: открытие счетов, заполнение форм, подготовка документов, сопровождение процедур регистрации (смена юридического адреса, смена генерального директора, кодов ОКВЭД и других реквизитов), координация работы с внешними юристами и своевременное информирование сотрудников о смене реквизитов;
• Работа в Битрикс 24: настройка и оптимизация рабочих инструментов, автоматизация отчетности и бизнес-процессов АХО и смежных подразделений;
• Документооборот и архив: обеспечение и контроль сквозного документооборота (входящая/исходящая корреспонденция, курьерская доставка, почтовые отправления, корпоративная эл. почта, ЭДО, подписание у руководства), обеспечение и контроль ведения электронного и бумажного архива документов, реестров договоров
• Помощь в сборе и подготовке пакета документов для участия в тендерах;
• Трэвел-поддержка: организация командировок сотрудников;
• Управление корпоративной сотовой связью: выдача/блокировка сим-карт, ведение реестров, оптимизация тарифов, ведение корпоративных номеров, в случае изменения — уведомление сотрудников Бэк-офиса и внесение изменений в бланки с реквизитами Компании;
• Административно-техническая поддержка стратегических сессий, корпоративов и тренингов (поиск площадок, логистика, кейтеринг, оборудование);
• Администрирование процессов: организация рабочих мест для новых сотрудников, деактивация пропусков при увольнении сотрудников, отключение корпоративной связи, удаление из рабочих чатов, управление правами доступа к Google-документам компании.

Что мы ждем от успешного кандидата:

• Успешный опыт руководства административно-хозяйственной службой или Бэк-офисом;
• Понимание административных процедур при регистрации изменений в бизнесе (смена юридического адреса, смена генерального директора, кодов ОКВЭД и других реквизитов);
• Навыки взаимодействия с банками по вопросам открытия, закрытия и обслуживания расчетных счетов;
• Опыт эффективного взаимодействия с юристами на аутсорсе: умение четко ставить ТЗ, контролировать сроки и комплектность документов;
• Знание основ делопроизводства, архивного дела, правил заключения и проверки договоров;
• Умение планировать, оптимизировать и защищать бюджет расходов;
• Навыки работы с Google-таблицами, Битрикс 24, ЭДО;
• Высокий уровень системности, развитые коммуникативные навыки, проактивность и инициативность;
• Высокий уровень ответственности и готовность к ненормированному рабочему дню.

Что мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство с первого дня работы;
• График работы: с ПН по ПТ, гибкое начала и окончание рабочего дня (быть на связи с 9.00 до 18.00);
• Работа в офисе по адресу: Витебский пр, 13 (БЦ "Кип Хаус");
• Возможность гибридного формата работы после успешной адаптации: 3 дня в офисе, 2 дня удаленно;
• Компенсация сотовой связи.