Ассистент руководителя

Функционал:

1. Делопроизводство и документооборот:

• Ведение входящей/исходящей корреспонденции (письма, контракты, счета).

• Подготовка презентаций, отчетов, протоколов совещаний.

• Систематизация и архивирование документов.

• Контроль за своевременным подписанием договоров и сканированием документов.

2. Календарь и планирование:

• Полное управление календарем руководителя (планирование встреч, конференций, звонков).

• Напоминание о срочных задачах и дедлайнах.

• Предварительная фильтрация встреч: отклонение неважных, перенос совещаний при конфликте расписания.

• Планирование личных дел руководителя (по необходимости).

3. Тревел-поддержка:

• Организация командировок (подбор билетов, бронирование гостиниц, трансферы).

• Оформление виз и страховок (при поездках за рубеж).

• Составление детализированного маршрута по часам и времени зон.

• Подготовка документов для авансового отчета и последующий контроль сдачи чеков в бухгалтерию.

4. Административная поддержка:

• Организация встреч.

• Взаимодействие со смежными службами.

• Контроль выполнения поручений руководителя другими сотрудниками.

Требования к кандидату:

Обязательные:

• Опыт работы ассистентом руководителя от 1 года.

• Свободное владение пакетом MS Office (Word, Excel, Power Point) / Google Docs.

• Знание основ делопроизводства (ГОСТы или внутренние стандарты).

• Опыт планирования сложных командировок с пересадками (туда-обратно).

• Грамотная устная и письменная речь.

• Навык расстановки приоритетов.

Личные качества:

• Проактивность.

• Многозадачность без паники.

• Конфиденциальность.

• Пунктуальность.

Условия и оплата:

• Заработная плата: обсуждается с успешным кандидатом на собеседовании.

• График: пн-пт, 09:00-18:00, но готовность иногда ответить вечером.

• Офис в центре города.

• Официальное оформление согласно ТК РФ.