Бизнес-ассистент / Офис-менеджер в юридическую фирму (Advisory / Law)

Если вы любите помогать, можете работать в условиях многозадачности, ответственны, готовы решать вопросы спокойно и с улыбкой — добро пожаловать!

Помимо профессиональных навыков важно, чтобы мы сошлись по ценностям, у нас дружный коллектив, и мы хотим, чтобы человек в него вписался.

Требования:

• Высшее образование.
• Английский язык на уверенном рабочем уровне (письменный перевод, переписка, устная коммуникация).
• Желательно знание немецкого языка (приветствуется).
• Уверенный пользователь ПК (MS Office, электронная почта), знание основ 1С и систем ЭДО будет преимуществом.
• Опыт работы на позиции Office Manager, Personal Assistant, Executive Assistant или Business Assistant от 1 года (юридический / консалтинг опыт приветствуется).

Обязанности:

1. Прием и обработка входящих звонков.
2. Встреча и организация пропускного режима для посетителей.
3. Административная поддержка текущей жизнедеятельности офиса (заказ продуктов, воды, канцелярии, хозяйственных товаров) и создание комфортной обстановки в офисе.
4. Решение хозяйственных вопросов и взаимодействие с управляющей компанией БЦ (обслуживание здания, организация уборки, заявки на ремонт).
5. Контроль состояния и обслуживание кофемашин, обеспечение работоспособности офисной техники и организация обслуживания/ремонта, при необходимости.
6. Взаимодействие с IT-подрядчиками по текущим вопросам.
7. Внимательное ведение документооборота (внутреннего и внешнего), без ошибок и нарушений сроков, регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции,
8. Коммуникация с курьерскими службами (отправка/прием документов и корреспонденции) и подрядчиками, контроль работы клининга.
9. Помощь в подготовке и организации внешних и внутренних мероприятий, совещаний, командировок и т.д.
10. Travel-поддержка (заказ билетов, бронь гостиниц для сотрудников).
11. Подготовка авансовых отчетов и ответов о представительских расходах (сбор чеков, формирование пакетов).
12. Личная ассистентская поддержка руководства (частично: планирование дня, бронирование столов в ресторанах, мелкие личные поручения).
13. Переписка, устный и письменный перевод документов с/на иностранные языки.
14. Ведение электронного документооборота в системе Контур.Диадок (направление/получение документов с клиентами и контрагентами).
15. работа с банк-клиентом, подготовка платежных поручений
16. Контроль оплат: обеспечение своевременного согласования и оплаты входящих счетов, отслеживание исходящих оплат, обеспечение своевременной оплаты регулярных платежей.
17. Подписание закрывающих документов (акты, счета-фактуры) у контрагентов.
18. Взаимодействие с контрагентами: заключение договоров (оферта, договор присоединения), обеспечение их своевременного продления, коммуникация по изменению условий, обеспечение наличия закрывающих бухгалтерских документов.
19. Ведение внутренней базы контактов.

Ключевые навыки: многозадачность, стрессоустойчивость, внимание к деталям, проактивность, навыки деловой переписки и ведения переговоров с контрагентами, владение иностранными языками, умение и желание помогать.