Помощник руководителя / Офис-менеджер (с функциями работы с арендаторами)

Ростов-на-Дону, проспект Шолохова, 11с1

Описание вакансии

АО «ОСК» — операционная компания по управлению коммерческой недвижимостью в составе Группы компаний «Индустрия красоты» (на рынке с 1993 года).

В Группу также входят: дистрибуция профессиональной косметики и 3PL-логистический оператор «Южная логистическая компания».

Мы ищем организованного и технологичного помощника руководителя, который возьмет на себя документооборот, административную поддержку и работу с арендаторами. Вам подойдет эта роль, если вы любите порядок, умеете работать в 1С и Битрикс24, не боитесь разноплановых задач и хотите расти вместе с устойчивым бизнесом.

Чем предстоит заниматься

Документооборот и административная поддержка:

Оформление писем, заявок, доверенностей, приказов, доп. соглашений, актов сверки
Ведение архивов (учредительные документы, договоры, приказы), систематизация и контроль документооборота
Организация встреч, совещаний, бронирование переговорных, подготовка материалов
Работа с почтой (Почта России, экспресс-службы), сканирование, размещение документов в Битрикс24

Работа с арендаторами и 1С:

Поиск арендаторов (публикация объявлений об аренде на Авито и других площадках, презентация помещений потенциальным клиентам, оформление договоров с арендаторами)
Выставление счетов, актов, УПД в 1С:Бухгалтерия, рассылка арендаторам
Контроль дебиторской задолженности, проведение сверок, работа с ЭДО
Прием и обработка заявок от арендаторов по техническим вопросам

Финансы и касса:

Ведение кассовой дисциплины (прием/выдача наличных, кассовая книга), пробитие чеков (разовые операции)
Оформление авансовых отчетов, работа с топливными картами и сим-картами МТС
Участие в ежемесячном закрытии периодов по арендным начислениям

Обеспечение жизнедеятельности офиса:

Заказ канцелярии, воды, кофе, хоз.средств; контроль состояния офиса
Координация с техническими службами по вопросам эксплуатации помещений

Проектная и разовая деятельность:

Выполнение поручений руководителя: поиск информации, организация подарков партнерам, бронирование отелей/ресторанов
Участие в проектах по монетизации ресурсов компании (рекламные поверхности, сдача неликвидных площадей) — с возможностью проектного вознаграждения

Наши требования

Обязательно:

Опыт работы с документами/делопроизводством (уверенный уровень)
Базовые навыки работы в 1С:Бухгалтерия (выставление счетов/актов — рабочим нюансам научим)
Опыт работы в Битрикс24
Готовность к многозадачности и выполнению разовых поручений
Грамотная устная и письменная речь, ответственность, аккуратность

Будет преимуществом:

Опыт работы в сфере аренды коммерческой недвижимости
Навыки работы с онлайн-кассой (ККМ)
Знание рынка коммерческой недвижимости Ростова-на-Дону

Личные качества:

Коммуникабельность и дипломатичность: вы комфортно чувствуете себя в диалоге с разными аудиториями — от бухгалтерии и юристов до арендаторов и потенциальных клиентов. Умеете аргументированно отстаивать позицию, слушать и слышать.
Навыки работы с конфликтами: не теряетесь в сложных ситуациях, умеете гасить напряжение, вовремя эскалировать вопрос руководителю, если он выходит за рамки ваших полномочий.
Системность и внимание к деталям: критично для договоров, кассовой дисциплины, архивов и отчетности.
Проактивность: не просто «закрывать задачи», а предлагать, как сделать процесс быстрее/удобнее.
Многозадачность и умение приоритизировать: в вашем дне будет и рутина, и срочные поручения, и проектные задачи. Важно спокойно переключаться между ними, не теряя качества.
Интерес к технологиям: базовое знакомство с нейросетями (уровень 2/10 достаточно). ИИ — одно из стратегических направлений нашей Группы, и мы с радостью делимся кейсами автоматизации через ChatGPT/YandexGPT/Кандинский. Если вы уже пробовали использовать ИИ для текстов, таблиц или визуала — будет огромным плюсом.

Главное для нас: ваше желание учиться, пробовать новое и внедрять улучшения. Остальному научим!

Мы предлагаем

Прозрачная система мотивации:

Оклад 30 000 ₽ + ежемесячная премия (% от арендных платежей + выполнение 1-10 приоритетных задач + KPI по дебиторке/вакансиям)
Годовые проектные бонусы (за реализацию инициатив: рекламные поверхности, сдача сложных площадей и др.)
Доплаты за совмещение функций (например, кассир)

Развитие и стабильность:

Работа в Группе компаний с 1993 года: низкая текучка, многие сотрудники с нами 15+ лет
Возможность горизонтального роста и ротации внутри Группы (дистрибуция косметики, 3PL-логистика)
Самостоятельность в работе: контроль по результату, без микроменеджмента, но с поддержкой руководителя и команды
Нет «закрытых тем» — можно посоветоваться по любому вопросу

Комфорт: