Секретарь с функцией личного помощника

Мы международное кадровое Агентство и онлайн-Академия персональных и бизнес-ассистентов "Smart and Talented" и уже на протяжении 10-ти лет подбираем самых классных ассистентов и секретарей нашим клиентам. И ты можешь найти работу мечты вместе с нами!​​​​​​​

Мы ищем ​​​​​​​классного секретаря для наших коллег, международное кадровое агентство. Руководитель живёт на две страны: Россия и Франция, в связи с этим, задачи по личному ассистированию будут не на постоянной основе.​​​​​​​

Обязанности:

Приёмная и администрирование

• Встреча и первичная коммуникация с международными и российскими партнерами, клиентами, топ-гостями (с учётом протокола и статуса компании)

• Управление календарем руководителя: приоритизация встреч, фильтрация входящих запросов

• Документооборот и отчётность

• Подготовка резюме кандидатов в едином корпоративном формате

• Ведение и систематизация базы резюме (структура, хранение, быстрый доступ)

• Подготовка внутренних отчетов

• Создание презентаций в PowerPoint под задачи руководителя и команды

• Работа с первичной документацией

• Офис-менеджмент

• Контроль порядка в офисе (включая бытовые и хозяйственные процессы)

• Заказ канцелярии, продуктов, воды — управление запасами без дефицита

• Взаимодействие с курьерскими службами (отправки, отслеживание, срочные доставки)

• Работа с оргтехникой (диагностика, вызов обслуживания, расходники)

• Административная помощь сотрудникам по документам

• Личные поручения руководителя — 50%

  Путешествия и логистика

• Покупка авиабилетов и организация поездок (включая международные — визы, трансферы, маршруты)

• Бронирование ресторанов (включая статусные места, переговоры, закрытые встречи)

• Подарки и нестандартные задачи

• Заказ подарков: от корпоративных до личных, включая поиск нестандартных решений и редких позиций

• Точечные личные поручения (аптека, ветеринарные клиники, срочные бытовые вопросы)

Требования:

• Требования:

  - Релевантный опыт: рассматриваются кандидаты с опытом от года;
  - Иностранный язык: английский - B1, французский — как преимущество;
  - Образование: высшее ;
  Программы и знания:
  ● MS Office (Word, Excel, PowerPoint — уверенно));
  ● работа с документами и шаблонами;
  ● базовые навыки работы с презентациями;
  ● навыки систематизации информации.

  - ориентированность на сервис в компании, прежде всего

  - желание работать и приносить пользу

  - неформальная атмосфера в офисе и вне (не ставить на паузу чаты после 18:00, отвечать, при форс-мажорах, после рабочего времени, на сообщения) - в компании ценится открытость и добрые, дружеские отношения.

Условия:

- Оклад 120 000 – 160 000 руб. (в зависимости от опыта) до вычета налога
- Оформление: ТК РФ, заработная плата полностью белая
- Компенсация мобильной связи и интернета
- Участие в корпоративных мероприятиях (Россия и зарубежные страны):
Алтай, Сербия, Мальдивы (в зависимости от событий)
- Формат работы: офис, г. Москва, ул. Чаплыгина (7 минут от м. Чистые
Пруды)
- График работы: 5/2, полный день с 9.30 до 18.30, редкие задачи вне рабочего времени (при необходимости, связанной с поездками руководителя)

ЭТАПЫ:
1) онлайн оценка эксперта Smart & Talented;
2) собеседование с руководителем - оффлайн.