Операционный координатор отдела исполнения

Описание вакансии

Юридическая компания АРМА помогает образовательным организациям получать лицензии и работать законно.

Мы ищем операционного координатора в отдел исполнения. Это человек, который будет помогать поддерживать порядок в клиентских проектах, Bitrix24, документах, счетах, задачах и коммуникациях с клиентами.

Основная цель должности

Обеспечивать оперативное клиентское сопровождение и порядок в операционных процессах отдела исполнения: чтобы клиенты не оставались без ответа, задачи не терялись, документы готовились вовремя, счета и акты направлялись, а дебиторская задолженность контролировалась.

Обязанности

1. Клиентское сопровождение

отвечать клиентам в рабочих чатах по типовым вопросам;
контролировать, чтобы сообщения клиентов не оставались без ответа;
передавать сложные вопросы ответственным специалистам;
фиксировать договорённости с клиентами в Bitrix24;
напоминать клиентам о предоставлении документов и информации;
поддерживать корректную и спокойную коммуникацию с клиентами.

2. Работа в Bitrix24

заполнять карточки новых клиентов;
ставить типовые задачи исполнителям;
контролировать сроки задач по своей зоне ответственности;
переводить сделки по стадиям;
проверять актуальность статусов по клиентам;
прикреплять документы, ссылки и комментарии;
следить, чтобы по клиенту было понятно: что сделано, что в работе, кто ответственный.

3. Документооборот

выставлять счета через Bitrix24 / Эльбу;
готовить акты оказанных услуг;
направлять документы клиентам;
отправлять документы через ЭДО;
размещать документы в клиентских папках;
проверять комплектность документов по чек-листам;
готовить типовые документы по внутренним инструкциям.

4. Работа с дебиторской задолженностью

контролировать список клиентов с неоплаченными счетами;
направлять клиентам напоминания об оплате;
звонить клиентам по просроченной задолженности;
повторно отправлять счета;
фиксировать договорённости по оплате в Bitrix24;
ставить задачи на контроль обещанных дат оплаты;
передавать сложные случаи руководителю.

5. Работа с внутренними инструкциями и ИИ-инструментами

работать по готовым регламентам и чек-листам;
запускать проверку документов и образовательных программ через ИИ-инструменты;
фиксировать замечания;
передавать задачи специалистам и методистам;
контролировать, что после исправлений документы повторно проверены.

6. Отчётность

готовить краткие отчёты по клиентам, задачам, документам и оплатам;
передавать руководителю отдела исполнения информацию по проблемным ситуациям;
фиксировать, какие вопросы требуют управленческого решения.

Требования

грамотная письменная речь;
внимательность к деталям;
ответственность и аккуратность;
умение работать по инструкциям;
способность не терять задачи;
уверенное общение с клиентами;
готовность звонить клиентам по вопросам оплаты;
умение работать в CRM, таблицах и мессенджерах;
готовность осваивать Bitrix24 и ИИ-инструменты.

Юридическое образование не обязательно.
Опыт работы в клиентском сервисе, документообороте, CRM, онлайн-образовании или юридической компании будет преимуществом.

Условия

график: 5/2, с 10:00 до 19:00;
формат работы: удалённо / гибридно;
испытательный срок: 2 месяца;
оклад на испытательный срок: 60 000 ₽;
после успешного прохождения испытательного срока: 70 000 ₽;
обучение внутренним процессам;
работа в стабильной юридической компании с понятной специализацией.

Нам подойдёт человек, который

любит порядок в задачах и документах;
умеет спокойно общаться с клиентами;
не боится звонков;
внимательно работает с деталями;
не ждёт постоянных напоминаний;
умеет доводить задачи до конца;
нормально относится к рутинной операционной работе;
хочет развиваться в системной компании.

Коротко о должности

Это не должность юриста и не должность продажника.
Это операционная роль для человека, который помогает отделу исполнения работать стабильно: клиенты получают ответы, документы готовятся, задачи фиксируются, оплаты контролируются, а руководитель отдела видит реальную картину по процессам.