Бизнес-ассистент/Личный помощник руководителя

ООО «Энергия холода» — российский производитель систем промышленного охлаждения: чиллеры и градирни NCT, комплексные проекты под ключ.

Мы ищем бизнес-ассистента, который станет «правой рукой» собственника: возьмёт на себя организацию времени и встреч, систематизацию бизнес-процессов и координацию задач, чтобы освободить управленческое время и повысить управляемость компании.

Обязанности

• Вести и актуализировать календарь руководителя: готовить повестки и материалы к встречам, собирать данные и презентации от подразделений.
• Организовывать и координировать встречи: вести протоколы встреч, фиксировать решения, ответственных и сроки.
• Постановка задач исполнителям, напоминания, контроль сроков, эскалация просроченных задач.
• Разрабатывать и актуализировать инструкции, регламенты, чек‑листы и другие документы по бизнес‑процессам, сопровождать их внедрение в подразделениях.
• Формировать метрики и дашборды для руководителя, готовить регулярные отчёты и аналитические записки.
• Сопровождать PR и GR‑активности: помощь в подготовке материалов (выдача ТЗ отделу маркетинга), координация интервью и публичных выступлений руководителя.
• Организовывать встречи команды, обучение и тимбилдинги по запросу руководителя.
• Организовывать командировки и поездки руководителя: логистика, билеты, бронь гостиницы, программа встреч, документы.
• Выполнять отдельные поручения руководителя в рамках договорённого объёма.

Требования

• Опыт работы от 1 года в роли бизнес‑ассистента, личного ассистента первого лица, координатора проектного офиса или близкой административной/управленческой роли.
• Высшее образование (или незаконченное высшее при релевантном опыте); приветствуются направления «менеджмент», «управление проектами», «экономика/финансы», «бизнес‑администрирование».
• Уверенное владение ПК: пакеты MS Office / Google Workspace, таск‑трекеры, онлайн‑календарь, работа с документами и таблицами.
• Навыки подготовки презентаций, протоколов, регламентов, деловых писем, базовых аналитических отчётов.
• Опыт работы с несколькими стейкхолдерами одновременно (руководители, подразделения, внешние партнёры).
• Личные качества: системность и порядок, ориентация на результат (важно доводить задачи до завершения), ответственность, высокая организованность, умение работать в режиме многозадачности и менять приоритеты.
• Бережное отношение к конфиденциальной информации, готовность развиваться в области управления и бизнес‑процессов.

Условия

• График пн-пт 09:30–18:00
• Формат — преимущественно офис, гибрид возможен при стабильном выполнении показателей.
• Возможны командировки для сопровождения руководителя на ключевых мероприятиях и встречах (ориентир — до 3–5 краткосрочных поездок в год по России, отдельные международные поездки по договорённости).
• Оснащённое рабочее место: ноутбук бизнес‑класса, корпоративная почта, таск‑трекер, общий диск, BI‑системы, доступ к CRM и другим внутренним сервисам.
• Система дохода: оклад 80000 р. + 5000 р. за работу в CRM, + бонус за командное выполнение плана по баллам в юджайл: либо 2500 р., либо гибридный формат (2 раза в неделю удаленка) на выбор. Все суммы указаны на руки, после вычета налогов.