Ведущий специалист по управлению документами организации

В рамках утвержденной стратегии до 2030 года по развитию транспортной и инженерной инфраструктуры Москвы в организации Градостроительного Комплекса открыта вакансия Ведущий специалист по управлению документами организации.

Обязанности

• Контроль исполнения поручений:

ставить на контроль поручения руководителя: фиксировать сроки и ответственных

еженедельно отслеживать статус исполнения документов

• Работа с обращениями граждан:

оперативно готовить ответы на обращения — по поручению или на основе типовых шаблонов

формировать письма подрядчикам об устранении нарушений, выявленных по результатам обращений

• Совершенствование рабочих процессов:

предлагать идеи по сокращению сроков согласования документов;

актуализировать инструкции по делопроизводству с учётом изменений в законодательстве

разрабатывать памятки, чек‑листы и шаблоны документов (письма, уведомления, акты и т. д.) для работы в системе МосЭдо

• Взаимодействие с коллегами и внешними партнёрами:

координировать сбор документов и отчётов от сотрудников дирекции

консультировать коллег по вопросам делопроизводства и работы в МосЭдо

решать вопросы техподдержки МосЭдо и портала «Наш город» с администраторами систем

• Обеспечение информационной безопасности:

строго соблюдать правила работы с документами ограниченного доступа

контролировать наличие грифа ограничения доступа и порядок передачи таких документов

Требования

• Высшее образование
• Опыт работы в сфере делопроизводства, документооборота или организационного обеспечения (желательно в государственной или строительной организации)
• Знание правил ведения делопроизводства в государственных органах и учреждениях
• Умение разрабатывать номенклатуру дел, формировать и оформлять дела, готовить описи
• Знание порядка регистрации, маршрутизации, контроля доставки и подписания документов
• Умение формировать отчеты по исполнительской дисциплине, настраивать уведомления
• Знание Федерального закона № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», регламентов работы с порталом «Наш город», сроков и порядка подготовки ответов
• Знание правил архивного хранения документов (сроки, условия, порядок передачи, выдачи и уничтожения)
• Умение разрабатывать и актуализировать инструкции по делопроизводству, памятки, чек-листы, шаблоны документов
• Уверенное владение Word, Excel (таблицы, фильтры, простые формулы), Outlook, Adobe Acrobat
• Знание принципов безопасного поведения на рабочем месте, знание ФЗ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», № 152-ФЗ "О персональных данных"

Условия

• Официальное трудоустройство
• График работы: 5/2 с 8:00 до 17:00
• Корпоративное обучение
• Корпоративный спорт (хоккей, футбол, волейбол, настольный теннис, йога и др.)
• Корпоративные мероприятия (киноклуб, книжный клуб, квиз, гонка героев, конкурсы талантов, праздники для детей сотрудников и т.д.)
• Ежегодная материальная помощь к отпуску
• Скидки на программы ДМС

Спасибо за проявленный интерес к вакансии. В случае соответствия вашего резюме требованиям вакансии с вами свяжутся в течение 10 рабочих дней.