Секретарь проекта / Делопроизводитель / Архивариус

1. Секретарь проекта / Секретарь технического заказчика, делопроизводитель, архивариус

Секретарь обеспечивает организационно-техническую поддержку руководства проекта и взаимодействие между участниками (заказчик, подрядчики, проектировщики).

• Организация совещаний: Подготовка встреч, совещаний (в т.ч. еженедельных штабов), рассылка повесток, приглашений.
• Протоколирование: Ведение протоколов совещаний, фиксация поручений, контроль сроков их исполнения.
• Работа с корреспонденцией: Прием, учет и распределение входящей документации, подготовка исходящих писем.
• Взаимодействие: Координация работы между отделами технического заказчика и внешними контрагентами (подрядчиками).

2. Делопроизводитель (специалист по документообороту)

Делопроизводитель отвечает за точное оформление, регистрацию и движение документов внутри компании в соответствии с требованиями ISO или внутренними стандартами.

• Регистрация документации: Прием, регистрация (входящих/исходящих, внутренних) писем, договоров, актов.
• Контроль движения: Обеспечение прохождения документов по этапам согласования (подписание у руководства, передача в ПТО/архив).
• Учет технической документации: Регистрация рабочей документации (РД), проектной документации (ПД), поступающей от проектировщиков.
• Номенклатура дел: Формирование папок (дел) по объектам строительства, договорам, видам работ.

3. Архивариус (архивариус технической документации)

Архивариус отвечает за систематизированное хранение, поиск, учет и выдачу (копирование) проектной и исполнительной документации.

• Прием и систематизация: Прием от подрядчиков исполнительной документации (акты, схемы), упорядочивание её по объектам и срокам.
• Хранение: Обеспечение сохранности подлинников проектной документации и исполнительной документации (бумажные и электронные архивы).
• Поиск и выдача: Быстрый поиск документов по запросу сотрудников техзаказчика или надзорных органов.
• Подготовка к передаче: Формирование окончательных описей дел, подготовка документации для передачи эксплуатирующей организации или государственному архиву.
• Архивирование/Уничтожение: Сдача в архив закрытых проектов, подготовка актов на уничтожение документов с истекшим сроком хранения.