Секретарь

Первичный документооборот - основная функция (~70% времени)

• Обработка исходящей/входящей корреспонденции (письма, коммерческие предложения, прочая корреспонденция), регистрация корреспонденции. Внесение первичных документов в СЭД (счета на оплату, акты выполненных работ, товарные накладные, счета-фактуры, УПД)
• Контроль оплат, выверка взаиморасчетов (сверка данных СЭД с документами контрагентов). Запрос актов сверок и согласование с ответственным сотрудником бухгалтерии
• Отправка и получение закрывающих документов через системы Диадок, СБИС, Калуга Астрал и т.п.
• Архивация документов: подшивка, маркировка, формирование папок для передачи в архив, обеспечение сохранности документов. Своевременная передача оригиналов первичных документов в архив после обработки в СЭД
• Организация отправки писем Почтой России и другими компаниями

Обеспечение жизнедеятельности офиса и хозяйственная поддержка (~30% времени)

• Прием и распределение телефонных звонков
• Заказ пропусков для работников и гостей
• Встреча посетителей, чай/кофе
• Подготовка и бронирование переговорных
• Работа с курьерскими службами
• Участие в подготовке рабочих мест для новых работников в части ответственности Административной службы
• Печать и сканирование документов
• Оформление командировок для работников
• Организация сопровождения такси для работников (по запросам)

• Обеспечение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами:

• контроль остатков воды, бумаги, канцелярии, картриджей и т.д.
• составление заявок и осуществление минимально необходимых закупки для нужд офиса (в рамках утвержденного бюджета)

• Контроль исправности кофемашины, кулера, иного оборудования, закрепленного за службой): своевременно проверять или вызывать специалиста по ремонту
• Взаимодействие с клининговой службой

• Образование: высшее
• Опыт работы: от 2 лет на аналогичной должности
• Уверенный пользователь MS Office и 1С
• Грамотная устная и письменная речь
• Презентабельный внешний вид

• Конкурентная заработная плата

• ДМС со стоматологией и телемедициной после ИС

• Корпоративная столовая со льготными ценами для сотрудников

• Комфортный офис в Москва-Сити